KPI quả thực rất quan trọng trong quá trình quản lý doanh nghiệp. Nhưng vấn đề là phải tạo lập và triển khai hệ thống KPI như thế nào cho chuẩn và hiệu quả. Những thông tin GPO cung cấp dưới đây sẽ giúp bạn đọc có cái nhìn tổng quan về nguyên tắc cũng như quy trình thiết kế và triển khai hệ thống chỉ số KPI.

Nguyên tắc căn bản thiết kế hệ thống chỉ số KPI

Nguyên tắc trọng tâm và cân bằng

KPIs đánh giá những vấn đề trọng tâm ảnh hưởng tới phát triển bền vững của doanh nghiệp, ngoài chỉ tiêu tài chính có các chỉ tiêu phi tài chính
Thiết lập các chỉ tiêu ngắn hạn xuất phát từ mục tiêu dài hạn

Nguyên tắc “thác đổ”

Chỉ tiêu phân giao đến cấp dưới được thiết kế và phân bổ dựa vào chỉ tiêu của cấp trên. Cần thực hiện phân bổ KPI từ trên xuống dưới, không xây dựng từ dưới lên trên (từ Công ty -> bộ phận -> xuống vị trí -> Cá nhân) để đảm bảo tất cả các bộ phận, cá nhân được thực hiện theo đúng mục tiêu chiến lược.

Nguyên tắc thiết lập chỉ tiêu theo nguyên tắc “SMART“

Các mục tiêu và chỉ tiêu cần được xây dựng trên nguyên tắc khả thi, cụ thể, đo lường được, có thời hạn và phù hợp với tầm ảnh hưởng của đơn vị/vị trí/cá nhân được giao chỉ tiêu theo chức năng nhiệm vụ.
Mỗi một chỉ tiêu KPI cần phải gắn với một mục tiêu cụ thể. Doanh nghiệp nên tập trung vào một số chỉ tiêu trọng yếu thay vì ôm đồm quá nhiều chỉ tiêu không liên quan. Việc xây dựng mục tiêu và chỉ tiêu cần đảm bảo đáp ứng tiêu chí SMART:
S (Specific) – Cụ thể
M (Measurable) – Đo lường được
A (Achievable) – Có tính khả thi
R (Relevant) – Có tính phù hợp
T (Time-bound) – Có thời hạn

Các chỉ tiêu đo phản ánh bản chất hoạt động, không nằm ở tên gọi

Chỉ tiêu tài chính có thể dùng để đo mục tiêu chất lượng hệ thống quản lý (như bán hàng, kiểm soát hệ thống bán), nhân sự
Chỉ tiêu về mức độ hài lòng / ý kiến đánh giá của bên thứ ba có thể dùng để đo mục tiêu chất lượng hệ thống, nhân sự hoặc thương hiệu

Nguyên tắc theo dõi, đo đếm và thống kê

Hệ thống cần đảm bảo theo dõi, đo đếm được, thống kê được khách quan và tự động càng nhiều càng tốt
Trách nhiệm cập nhật dữ liệu đầu vào cho các chỉ tiêu, nếu có thể, cần được giao cụ thể cho từng đầu mối trong doanh nghiệp.
Bảo đảm theo dõi, đo đếm và thống kê được khách quan, tự động

Nguyên tắc đặt trọng số các chỉ tiêu

Trọng số của mục tiêu hay chỉ tiêu phản anh mức độ quan trọng của mục tiêu hay chỉ tiêu đó đối với doanh nghiệp hay bộ phận. Đối với CEO, trọng số KPI có thể được sử dụng như “bánh lái” của doanh nghiệp.

Nhà điều hành có thể lái doanh nghiệp theo hướng mong muốn bằng cách điều chỉnh trọng số của mục tiêu hay chỉ tiêu. Khi đó, các bộ phận hay cá nhân có thể điều chỉnh nỗ lực hay hoạt động tương ứng để đáp ứng sự thay đổi về tầm quan trọng của các mục tiêu hay chỉ tiêu đó.

Đối với cá nhân, họ có thể cân nhắc tập trung vào các chỉ tiêu có trọng số lớn, trong khi có thể bỏ qua các chỉ tiêu nhỏ theo nguyên tắc “lấy công bù tội”.

Mức độ quan trọng của từng khía cạnh/mục tiêu/ tiêu chí đánh giá được thể hiện qua trọng số, theo quy định như sau:
- Tổng trọng số các viễn cảnh phải bằng 100%
- Trọng số các mục tiêu trong một viễn cảnh phải có tổng bằng 100%
- Tổng trọng số các chỉ tiêu KPI trong cùng một mục tiêu phải bằng 100%
- Trọng số chung (tích số của 3 trọng số nêu trên) của tất cả KPI trong bảng BSC cũng phải có tổng bằng 100%
- Người giao mục tiêu sẽ đặt trọng số tùy vào quan điểm coi trọng tâm công việc là kết quả nào.

7 bước thiết kế và triển khai hệ thống chỉ số KPI

Dù doanh nghiệp tự triển khai KPI hay thuê tư vấn, nên cân nhắc 7 bước thiết kếvà triển khai KPI sau đây để đảm bảo tính chiến lược và hệ thống và tăng khả năng thành công của dự án.

1. Chuẩn hóa cơ cấu tổ chức

Chuẩn hóa cơ cấu tổ chức được thực hiện thông qua các bước sau:
- Thiết kế chuỗi giá trị hoạt động của doanh nghiệp
- Thiết kế cơ cấu tổ chức công ty
- Xây dựng ma trận phân bổ chức năng công ty
- Thiết lập ma trận phân bổ chức năng bộ phận
- Xây dựng bản mô tả công việc của vị trí (JD)

2. Thiết kế bản đồ chiến lược

Thống nhất văn bản chiến lược hoặc ít nhất là định hướng chiến lược của doanh nghiệp.

Thiết kế bản đồ chiến lược về bản chất là việc xác định các mục tiêu chiến lược thuộc các viễn cảnh tài chính, khách hàng, quy trình nội bộ và học hỏi phát triển.

Bản đồ chiến lược đồng thời xác định mối quan hệ nhân quả giữa các mục tiêu, và thể hiện các mục tiêu đó dưới dạng bản đồ chiến lược như dưới đây. Các mục tiêu chiến lược được mã hóa và đánh số. Các mũi tên thể hiện mối quan hệ giữa các mục tiêu.

Trong thực tế, một số doanh nghiệp, kể cả doanh nghiệp lớn, không thể xác định rõ định hướng chiến lược một cách rõ ràng. Điều này sẽ gây trở ngại cho việc thiết kế hệ thống chỉ tiêu KPI.

Việc thiết kế bản đồ chiến lược cần sự tham gia của lãnh đạo cao như HĐQT, Ban Giám đốc.

3. Xây dựng hệ thống chỉ tiêu KPI cấp công ty

Từ bản đồ chiến lược, doanh nghiệp cần cụ thể hóa các mục tiêu chiến lược thành các chỉ tiêu KPI cấp công ty. Các chỉ tiêu này cần đảm bảo tính SMART, nghĩa là cụ thể, đo đếm được, có thể đạt được, phù hợp và có mốc thời gian cụ thể.

Thông thường, để lập hệ thống mục tiêu cấp công ty, cần có sự tham gia của Ban lãnh đạo và các trưởng bộ phận.

4. Xây dựng hệ thống chỉ tiêu KPIs cấp bộ phận

Sau khi đã xây dựng hệ thống chỉ tiêu KPI cấp công ty, doanh nghiệp cần phân bổ các chỉ tiêu này xuống các bộ phận. Việc phân bổ chỉ tiêu xuống bộ phận phải đảm bảo phù hợp với chức năng của các bộ phận.

Đây cũng là lý do khi triển khai hệ thống chỉ tiêu KPI, cần tiến hành chuẩn hóa chức năng của các bộ phận trước, để đảm bảo việc phân bổ KPI phù hợp.

KPI phân bổ xuống các bộ phận có thể thuần túy là chia chỉ tiêu kiểu số học (ví dụ doanh thu của công ty được phân bổ xuống cho các đơn vị kinh doanh, và bằng tổng doanh thu mục tiêu của các đơn vị kinh doanh) hoặc phân bổ theo nguyên tắc phù hợp với chức năng, có thể tác động đến mục tiêu công ty và tác động đủ lớn.

5. Xây dựng hệ thống chỉ tiêu KPIs cá nhân

Khi đã có hệ thống chỉ tiêu bộ phận, có thể tiếp tục phân bổ xuống cho các vị trí chức danh. Thường thì KPI được phân bổ cho các vị trí chủ chốt, có ảnh hưởng đến kết quả chung của công ty.

Tuy nhiên, có thể doanh nghiệp vẫn muốn đánh giá kết quả các vị trí khác, hoặc các hạng mục công việc khác của một vị trí mà ít có tác động đến các mục tiêu chiến lược.

Khi đó, doanh nghiệp cần xây thêm các KRI – chỉ tiêu kết quả. Thường thì các cá nhân làm cùng vị trí có thể sử dụng chung một hệ thống chỉ tiêu KPI, nhưng chỉ số kế hoạch có thể khác nhau, tùy vào địa bàn, mảng kinh doanh hay sản phẩm…

Trong toàn bộ các khâu xây dựng hệ thống chỉ tiêu KPI cấp công ty, bộ phận hay cá nhân, đều cần đặt tên chỉ tiêu, công thức tính toán, trọng số chỉ tiêu và chỉ số kế hoạch.

6. Xây dựng và ban hành quy chế đánh giá thực hiện KPIs

Để KPI đi vào cuộc sống của doanh nghiệp, thường cần xây dựng và ban hành quy chế đánh giá và thực hiện KPI.

Quy chế phải đề cập đến các nguyên tắc theo dõi, đánh giá KPI, quy đổi kết quả thực hiện KPI thành một hệ điểm chung có thể so sánh được giữa các thành viên trong công ty, ví dụ cùng trên thang điểm 100. Quy chế đánh giá cũng có thể được kết hợp với quy chế lương để đưa kết quả đánh giá KPI vào hệ thống lương của doanh nghiệp.

Sau khi xây dựng, quy chế đánh giá phải được ban hành cùng bộ chỉ tiêu KPI. Từ đây, doanh nghiệp tiến hành cập nhật dữ liệu, theo dõi các chỉ tiêu và báo cáo.

7. Theo dõi, đánh giá, báo cáo và điều chỉnh

Định kỳ, các đầu mối của doanh nghiệp chịu trách nhiệm nhập số liệu thực hiện lên hệ thống, tùy theo kỳ đánh giá của mỗi chỉ tiêu. Trên cơ sở dữ liệu thực hiện, tiến hành tính toán mức độ hoàn thành chỉ tiêu. Bài viết Tính lương theo KPI trình bày một cách tính kết quả thực hiện KPI điển hình.

Trường hợp doanh nghiệp sử dụng phần mềm, có thể nhập liệu thẳng vào phần mềm, import bằng file excel theo mẫu định sẵn của phần mềm hoặc lấy dữ liệu tự động thông qua tích hợp.

Phần mềm KPI tự tính toán các chỉ tiêu theo công thức định sẵn và làm báo cáo/dashboard tự động.

Định kỳ, doanh nghiệp có thể họp để rà soát tình hình thực hiện các chỉ tiêu KPI và có biện pháp can thiệp, hỗ trợ nếu cần thiết.

Trà Giang - Theo Ooc

>> Xem thêm:

KPI là gì? Phân loại và vai trò của KPI

BSC và lợi ích của BSC đối với doanh nghiệp

Áp dụng BSC như thế nào để mang lại lợi ích cho doanh nghiệp?