Trong cuộc sống cũng như công việc, chúng ta có rất nhiều thứ phải làm trong khi quỹ thời gian bị hạn chế trong 24 tiếng một ngày, vậy nên lập kế hoạch sẽ giúp bạn có lịch trình cụ thể để làm việc hiệu quả hơn. Hãy cùng GPO tìm hiểu lập kế hoạch bao gồm những công việc gì và vai trò cũng như các bước lập kế hoạch nhé.

1. Lập kế hoạch là gì?

Lập kế hoạch cá nhân là việc bạn liệt kê ra tất cả công việc cần làm trong một danh sách, sắp xếp chúng theo trình tự thời gian, sự quan trọng, cấp thiết cần làm trước hay sau.

2. Vai trò của kỹ năng lập kế hoạch

2.1. Lập kế hoạch là nêu ra các mục tiêu, những phương thức cần đạt được cho mục tiêu đó

Kỹ năng lập kế hoạch sẽ giúp bạn biết cách liệt kê ra các việc để làm, tự đặt ra mục tiêu để hoàn thành, có phương hướng để bạn thực hiện kế hoạch đó theo đúng thời gian đã đề ra, và bạn biết bạn phải làm như thế nào để đạt được nó.

2.2. Lập kế hoạch có thể giúp bạn gắn mục tiêu với thời gian nhất định

Chúng ta lúc nào cũng có rất nhiều việc phải làm, mà một ngày chỉ có 24h, bạn không thể làm việc suốt 24h mà không nghỉ ngơi, dành thời gian cho bản thân được. Chính vì vậy cách lập kế hoạch cá nhân sẽ giúp bạn định ra những công việc phải làm trong những khoảng thời gian nhất định, để bạn có thời gian để nghỉ ngơi, làm những việc khác nhau. Việc bạn lập kế hoạch làm việc cũng sẽ không làm cho công việc của bạn bị chồng chéo, gây cho bạn cảm giác công việc ngập đầu ngập cổ không giải quyết hết và chán nản, đặc biệt là lập kế hoạch kinh doanh.

2.3. Việc lập kế hoạch sẽ hình thành những tiêu chuẩn, tạo điều kiện thuận lợi giúp bạn có thể kiểm tra tiến độ và có nhiều động lực để hoàn thành công việc hơn.

Nếu không có kế hoạch gì, bạn sẽ không định được phương hướng cũng như không biết mình cần gì và nên làm gì. Lập kế hoạch giúp bạn kiểm tra xem mình đã đạt được mục tiêu hay chưa và có những giải pháp để điều chỉnh khi có sai sót xảy ra.

Nếu bạn không biết tự lập kế hoạch cho bản thân thì không thể xác định rõ mục tiêu cần phải đạt tới là những gì? Với năng lực của bản thân thì bạn cần phải làm gì để hoàn thành mục tiêu đó? Không có kế hoạch, bạn sẽ không biết phân chia thời gian một cách hợp lý, mà sẽ để nó trôi qua vô ích và thực hiện thụ động trước những sự thay đổi xung quanh.

3. Các bước lập kế hoạch

3.1. Xác định mục tiêu

Xác định mục tiêu trước khi làm việc giúp bạn định hình được trước quá trình làm việc và kết quả đạt được khi hoàn thành nó. Có mục tiêu làm việc sẽ giúp bạn có động lực để làm việc hơn. Việc đặt ra mục tiêu với những câu hỏi lí do bạn làm việc này, vai trò của nó có đáng để dành thời gian ra hay không, nếu bạn không làm công việc đó thì sẽ như thế nào? sẽ giúp bạn đánh giá được công việc mà bạn chuẩn bị làm có cần thiết hay không, có nên làm hay không để không làm mất thời gian của bạn cho những công việc khác.

3.2. Xác định nội dung của công việc

Công việc này là gì? Công việc này cần chuẩn bị những gì để làm? Làm thế nào để hoàn thành nó? Cần bao nhiêu thời gian cho công việc này? Cần những gì hỗ trợ cho công việc này? Xác định rõ nội dung của công việc trước khi bắt đầu làm là cách thiết lập hệ thống các tiêu chuẩn làm việc, giúp công việc bạn được đi đúng hướng, trơn tru, dễ dàng. Đây là cách lập kế hoạch tốt nhất bạn nên chú trọng.

3.3. Xác định công việc đó được thực hiện ở đâu, khi nào và ai là người thực hiện

Sau khi xác định nội dung công việc thì bạn cần xác định đối tượng, thời gian, địa điểm bạn sẽ thực hiện công việc này. Đưa ra các tiêu chí rõ ràng, phân công, tổ chức công việc đó sao cho hiệu quả nhất, cái nào nên làm trước, cái nào sẽ làm sau là các bước lập kế hoạch.

3.4. Ưu tiên sắp xếp thứ tự công việc

Việc sắp xếp các công việc một cách hợp lý theo thứ tự cấp bách, quan trọng hoặc theo trình tự thời gian, đối tượng tiến hành,… cũng là một yếu tố quan trọng trong các bước lập kế hoạch. Việc làm này sẽ giúp bạn loại bỏ những công việc không phù hợp, tiết kiệm thời gian và nguồn lực. Ưu tiên sắp xếp thứ tự công việc cũng là kỹ năng quản lý thời gian giúp bạn làm việc hiệu quả hơn.

3.5. Tập trung thực hiện kế hoạch

Để nâng cao kỹ năng lập kế hoạch, sự tập trung cũng là rất cần thiết nhằm giúp bạn làm việc có hiệu quả và tiết kiệm thời gian hơn. Nói như vậy không có nghĩa là khi làm việc, bạn chỉ biết mỗi một việc đang làm, nếu có thể hãy kết hợp làm nhiều việc trong cùng một thời gian.

3.6. Linh hoạt trong việc thực hiện kế hoạch

Thực tế luôn khác hẳn với lý thuyết và kế hoạch cũng vậy, sẽ luôn có những điểm không trùng với quá trình thực hiện và bạn cũng không thể nào biết trước được những việc phát sinh. Vì vậy, hãy luôn dành một khoảng thời gian hợp lý cho những sự cố phát sinh. Khi lên kế hoạch các công việc, hãy cố gắng dự trù và liệt kê 1 số khó khăn và thách thức có thể gặp phải, từ đó đưa ra các phương án dự phòng.

3.7. Kiểm tra việc thực hiện các kế hoạch

Để biết bản thân đã làm được đến đâu và liệu có hoàn thành được mục tiêu của mình đúng hạn không, bạn cần phải liên tục theo dõi, kiểm tra và chiếu giữa mục tiêu và thành quả đạt được. Một kế hoạch được chuẩn bị kỹ lưỡng, cập nhật và chỉnh sửa thường xuyên sẽ giúp bạn đánh giá chính xác được chất lượng của các công việc theo từng giai đoạn. Vì vậy, rèn luyện kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc sẽ giúp bạn nâng cao kiến thức và giải quyết được công việc một cách hợp lý nhất.

Trà Giang – Theo 123job

>> Xem thêm: Kỹ năng lập kế hoạch quan trọng như thế nào? Giải pháp cải thiện kỹ năng lập kế hoạch