Trong cuộc sống nói chung và trong công việc nói riêng, chắc hẳn ai cũng muốn đạt kết quả và lợi nhuận cao nhất có thể và điều này phụ thuộc rất nhiều vào kỹ năng đàm phán và thuyết phục của mỗi người. Kỹ năng đàm phán và thuyết phục tốt là yếu tố quyết định đến hiệu quả của một cuộc giao dịch, trao đổi, ký kết hợp đồng. Người có khả năng thỏa thuận, đàm phán chuyên nghiệp cũng nhận được sự tin tưởng và đánh giá cao của đối tác, bạn bè, đồng nghiệp. Chính vì vậy, nắm được cách cải thiện kỹ năng đàm phán và thuyết phục sẽ giúp bạn đạt được kết quả tích cực trong mọi tình huống. Hãy cùng GPO theo dõi bài viết dưới đây để nắm được thông tin kỹ năng đàm phán là gì? Làm thế nào để cải thiện kỹ năng đàm phán? 

1. Kỹ năng đàm phán và thuyết phục là gì?

Kỹ năng đàm phán và thuyết phục là khả năng đưa ra phương án thống nhất trong tình huống mâu thuẫn, giảm thiểu xung đột lợi ích giữa các bên để đạt được kết quả tốt nhất và giữ vững mối quan hệ hợp tác. Trong quá trình đàm phán, mỗi bên sẽ phải thuyết phục đối phương đồng tình hoặc nghe theo quan điểm của mình. Để có thể đàm phán hiệu quả và đi đến kết quả tốt nhất, các bên cần phải tránh những tranh cãi theo hướng tiêu cực hoặc chống đối lẫn nhau.

2. Các giai đoạn của quá trình đàm phán

Quá trình đàm phán sẽ gồm 6 giai đoạn: Chuẩn bị, Tranh luận, Làm rõ mục tiêu, Đàm phán để đạt đến thỏa thuận có lợi cho 2 bên, Thỏa thuận, Thực thi hành động.

2.1. Chuẩn bị

Trước khi tiến hành cuộc đàm phán, bạn nên ấn định về thời gian, địa điểm cũng như những người sẽ tham gia đàm phán. Mục đích của việc chuẩn bị là để 2 bên đều sẵn sàng, có không gian phù hợp, bảo mật để trao đổi và đi đến thỏa thuận một cách chuyên nghiệp, hiệu quả.

2.2. Tranh luận

Trong giai đoạn này, thành viên của mỗi bên sẽ đưa ra quan điểm của mình với vấn đề cần được đàm phán. Kỹ năng cần thiết trong giai đoạn này là thuyết trình, đặt câu hỏi, lắng nghe và làm rõ, phát hiện những điểm yếu, nội dung và quan điểm chưa thuyết phục của đối phương để giành được lợi thế về phía mình.

2.3. Làm rõ mục tiêu

Sau giai đoạn tranh luận, các mục tiêu, lợi ích và quan điểm của cả hai bên cần phải được làm rõ. Hãy liệt kê các yếu tố theo xếp hạng ưu tiên. Làm rõ các yếu tố này, 2 bên có thể xác định được một số điểm chung. Làm rõ mục tiêu là giai đoạn cần thiết trong quá trình đàm phán vì nếu không có nó, những hiểu lầm có thể xảy ra dẫn đến khó đạt được thỏa thuận có lợi cho cả 2 bên.

2.4. Đàm phán để đạt đến thỏa thuận có lợi cho 2 bên

Một kết quả đôi bên cùng có lợi thường là kết quả tốt nhất của buổi đàm phán. Tuy không phải lúc nào cũng làm được điều này nhưng đây được xem như là mục tiêu cuối cùng của buổi đàm phán. Kết quả "đôi bên cùng có lợi" là kết quả mà cả hai bên đều cảm thấy họ đã đạt được điều họ mong muốn và quan điểm của họ đã được xem xét thông qua quá trình đàm phán.

2.5. Thỏa thuận

Thỏa thuận có thể đạt được khi cả 2 bên hiểu được quan điểm cũng như lợi ích của nhau. Điều cần thiết là mọi người tham gia phải cởi mở để đưa ra một giải pháp mà cả 2 bên đều chấp nhận được. Bất kỳ thỏa thuận nào cũng cần phải rõ ràng để cả hai bên đều biết những gì đã được thống nhất.

2.6. Thực thi hành động

Sau khi đạt được thỏa thuận, cả 2 bên cần đề ra các hành động để thực thi quyết định đã được thống nhất. Điều này đề cập đến giai đoạn ký kết hợp đồng hợp tác giữa đôi bên.

3. Bí quyết nâng cao kỹ năng đàm phán thương lượng thành công

Mọi lĩnh vực của cuộc sống đều cần có kỹ năng đàm phán và thương lượng. Tuy nhiên, đây là kỹ năng cần phải có sự rèn luyện mới có thể đạt được. Sau đây, GPO sẽ bật mí một số bí kíp giúp bạn đọc có thể luyện tập và áp dụng để có được kỹ năng đàm phán thương lượng đỉnh cao:

3.1. Chiếm được niềm tin

Người ta thường cảnh giác khi nhận thấy ai đó đang cố làm thay đổi suy nghĩ của họ. Do vậy, chiếm niềm tin của mọi người là điều quan trọng nhất. Hãy cho họ thấy rằng tại sao họ phải nghe bạn nói, bạn không chỉ nói được lời hay ý đẹp mà còn có thể biến ý tưởng thành sự thật. 

3.2. Tìm ra những điểm tương đồng

Hãy cho người nghe của bạn thấy rằng giá trị của những ý kiến của bạn gắn với họ. Một lần nữa, bạn cần đặt mình vào trong hoàn cảnh của họ, hiểu những gì liên quan đến họ và hòa nhịp với những cảm xúc của họ.

3.3. Cấu trúc rõ ràng, mạch lạc

Những lời nói có sức thuyết phục thì dù chỉ là một câu hay là một bài diễn văn thì đều phải có cấu trúc rõ ràng. Nói một cách bình dân, một cấu trúc thành công là có sự lặp lại và đột phá của một vấn đề. Khi chứng minh cho mọi người thấy là cần phải nghe theo bạn, bạn hãy để dồn năng lượng nhiều nhất vào lời phát biểu sau cùng, điều này sẽ là “bắt” khán giả của bạn ghi nhớ. Cho nên, sự lặp lại là điều quan trọng nhất cho vấn đề tranh luận của bạn. Sự lặp đi lặp lại một vấn đề sẽ thiết lập nên một ấn tượng và ấn tượng đó sẽ rất “ám ảnh” trong trí nhớ của mọi người.

3.4. Đưa ra cả mặt không tốt của vấn đề

Hãy cẩn trọng cả mặt tốt và không tốt của ý kiến của bạn, càng làm điều này càng làm bạn có vẻ công bình và hợp lý hơn so với người khác. “Mẹo đàm phán” ở đây là nhấn mạnh những mặt không tốt của vấn đề và so sánh chúng với những mặt tốt. Hãy giải thích những mặt tốt sẽ đem đến những lợi ích như thế nào. Nhưng đừng bao giờ nói dối về những cái không tốt, bởi vì khi người ta phát hiện ra mánh khóe lừa bịp của bạn, họ sẽ không hài lòng. Dĩ nhiên, họ sẽ chẳng bao giờ tin bạn nữa.

3.5. Nhấn mạnh lợi ích của người nghe

Bạn sẽ dễ dàng chinh phục mọi người hơn nếu như bạn chỉ cho họ thấy rằng họ sẽ được gì nếu làm theo bạn, như thể đây là một câu hỏi mà mọi người luôn đặt ra trong đầu họ. Để làm được những điều này, bạn phải hiểu khán giả của bạn cần gì. Hãy chộp lấy sự chú ý của họ bằng cách nói cho họ, bạn biết những gì họ muốn, rồi sau đó hãy nói với họ ý kiến của bạn sẽ giúp họ thỏa mãn những gì họ muốn.

3.6. Nuôi dưỡng cái tôi

Những nhà kinh doanh gọi nó là “tình yêu bom nguyên tử”, người khác lại gọi đó là sự tâng bốc có chiến lược. Bạn đừng nghĩ đây là vấn đề xấu. Khen ngợi những việc làm đúng của mọi người là kỹ năng sống cần thiết. Hãy chỉ ra những điều mà khán giả của bạn rất tự hào, như là sự thông minh hay những sở thích của họ chẳng hạn. Khi bạn khen ngợi ai đó, chứng tỏ rằng bạn nhận ra được những phẩm chất tốt của họ. Họ sẽ cảm thấy phấn khích và mở lòng hơn với những lời bạn nói.

3.7. Dựa vào sự uy tín

Đây cũng là một trong những cách hiệu quả trong kỹ năng đàm phán và thuyết phục: Mọi người thường nghe theo những ý kiến của các chuyên gia. Nếu một chuyên gia nói ra điều gì đó thì điều ấy sẽ là sự thật. Vì thế, bạn hãy sử dụng điều ấy, hãy trích dẫn ý kiến của những chuyên gia nào đấy phù hợp với vấn đề bạn nêu ra. Những ý kiến ấy sẽ nâng tầm vấn đề của bạn hơn.

3.8. Tạo sự nhất trí

Người ta thường bảo trăm nghe không bằng một thấy. Bạn phải chỉ ra rằng những gì bạn đưa ra đã được rất nhiều người đã làm trong thực tế. Sử dụng đến thực tiễn sẽ làm ý kiến của bạn dễ dàng thành công hơn ở bất cứ đâu. Bạn cũng có thể dùng đến mẹo tạo ra sự nhất trí đối lập: nếu những gì họ đang làm không được thành công, hãy chỉ cho họ thấy rằng nguyên nhân tại sao và thuyết phục họ nghe theo ý kiến của bạn.

3.9. Cân nhắc đến thời gian

Bạn cần phát triển giác quan thứ sáu cho việc chọn thời gian tốt. Tránh thuyết phục, tranh luận với ai vấn đề nào đấy trong thời gian họ bị stress hoặc có những mối lo lắng. Hãy tìm hiểu những trạng thái tâm lý chung và đặt mình vào hoàn cảnh của người khác. Hãy chọn lựa thời điểm mà bạn cảm thấy tự tin, cũng như khán giả của bạn đang không gặp những chuyện đau buồn riêng tư.

3.10. Tạo cảm giác khan hiếm cho người nghe

Một quy luật đơn giản của kinh doanh: cái gì càng hiếm thì giá trị càng cao. Hãy làm cho chính bạn và những ý kiến của bạn trở nên là “hàng độc”, mọi người sẽ lắng nghe nhiều hơn. Bạn có thể làm điều này nếu chứng minh rằng bạn nắm giữ những thông tin độc quyền hoặc đề nghị mọi người hãy chỉ ra “đối thủ” của vấn đề mà bạn vừa nêu.

Trà Giang - Tổng hợp

>> Xem thêm: 5 Sai lầm thường gặp trong đàm phán, thương lượng và tuyệt chiêu đàm phán thành công