Jim Collins trong cuốn “Từ tốt đến vĩ đại” đã nói: “Kỷ luật không phải là về việc buộc người khác thực hiện các hành vi hoặc tuân thủ các quy tắc cụ thể. Thay vào đó là về việc tạo ra các hệ thống, quy trình mà nhân viên cần tuân theo và điều đó thúc đẩy họ làm như vậy”. Cảnh giới cao nhất của kỷ luật doanh nghiệp là nhân viên tự giác thực hiện theo kỷ luật. Đây là điều mà bất kỳ nhà lãnh đạo nào cũng thèm muốn. Điều này không chỉ khiến doanh nghiệp có hiệu suất làm việc cao, kết quả làm việc tốt đương nhiên đem lại lợi nhuận tốt, các nhà quản lý tiết kiệm được vô số thời gian chạy theo giám sát và chấn chỉnh nhân viên để tập trung hơn vào những công việc mang tính định hướng chiến lược cho tổ chức.  

Vậy làm thế nào để nhân viên của bạn “tự giác kỷ luật?
Chắc chắn câu trả lời không gì khác ngoài việc để họ tự đưa bản thân vào khuôn khổ. Điều này không hề dễ nhỉ?
Nhưng bạn chỉ cần hiểu bản chất sự tự giác của một nhân viên là họ hiểu được mục tiêu của bản thân, mục tiêu của doanh nghiệp, biết mình cần phải làm gì để đạt được những điều đó, hiểu được doanh nghiệp cần gì ở mình. Nào một vài gợi ý dưới đây sẽ giúp bạn nhẹ gánh hơn với điều này:
Trước tiên chúng ta cần phân tích động lực của một nhân viên có thể là gì? Những người lao động ở thời đại mới mong muốn nhiều hơn từ công việc chứ không chỉ là những lợi ích tài chính. Thực tế, những động lực lớn nhất đối với nhân viên là: cơ hội được thể hiện năng lực, sự chú ý và đặc biệt là sự khen ngợi và phản hồi tích cực từ lãnh đạo.
Từ những động lực này, người làm quản lý cần nhanh nhạy nắm bắt đúng tâm lý, khôn khéo đưa những điều mình muốn vào trong nhân viên, biến những kỷ luật của doanh nghiệp/ tổ chức trở thành điều đương nhiên họ nên làm.
1. CHÍNH SÁCH "3 CƠ HỘI"
Tất nhiên điều đầu tiên là bạn phải xây dựng một bộ chính sách bao gồm hệ thống các quy tắc, quy định tiêu chuẩn, công bằng, hợp lý và được truyền đạt rõ ràng tới mọi nhân viên, đảm bảo mọi người đều hiểu rõ và nắm được chúng.
Cách làm ở đây là hãy vạch rõ cho nhân viên thấy nguyên nhân và kết quả cho mỗi hành vi sắp tới của họ: Bằng cách giúp nhân viên nhận thức được những gì sẽ bị ảnh hưởng nếu một bánh răng bị chệch khỏi bộ máy, hậu quả không chỉ mình họ mà còn nhiều người khác ảnh hưởng, bạn có thể ngăn chặn được những sai lầm và tạo ra một nơi làm việc có cấu trúc chặt chẽ hơn.
Sau đó sử dụng chính sách 3 lần cho phép nhân viên có thể mắc sai lầm và được cơ hội sửa chữa.
2. CẢNH BÁO NÂNG CAO
Cảnh báo nâng cao dành cho hậu quả ngày càng nghiêm trọng đối với mỗi vi phạm sẽ cho nhân viên có những cơ hội để sửa chữa hành vi trước khi họ làm hỏng môi trường và văn hóa làm việc lành mạnh của bạn, đồng thời bạn cũng đưa ra những hỗ trợ để họ sửa được lỗi. Dù sao thì mục đích của kỷ luật chính là đào tạo mà.
Trước tiên hãy nhẹ nhàng cảnh cáo nhân viên bằng một cuộc trò chuyện riêng tư: cho phép nhân viên có cơ hội giải thích về hành vi của mình nếu có bất kỳ tác động ngoại cảnh hoặc cá nhân khác ảnh hưởng đến hiệu suất của anh ta. Điều này cũng đồng nghĩa với việc cho nhân viên cơ hội sửa chữa hành vi mà không ảnh hưởng đến sự nghiệp của họ tại công ty.
Cảnh cáo bằng văn bản đối với hành vi phạm tội tiếp theo của nhân viên đó. Sự xuất hiện của tài liệu trong trường hợp này làm tăng mức độ nghiêm trọng của cảnh báo và ngụ ý rằng “hành vi của anh đã không được cải thiện - theo quan sát của tôi”. Đồng thời văn bản này cũng là sự bảo hộ pháp lý trong trường hợp một nhân viên không hài lòng với quyết định của công ty và nộp đơn kiện.
Nếu một văn bản không đủ năng lực để khắc phục vấn đề của nhân viên, hãy làm rõ với anh ta rằng sẽ phải đối mặt với việc bị giáng chức hoặc thậm chí là sa thải.
3. QUẢN LÝ VĨ MÔ (Macromanagement)
Thật không may, giám sát quá mức - hay còn gọi là quản lý vi mô - đã ngày càng trở nên phổ biến hơn tại các tổ chức hiện nay. Nỗi sợ phải chịu trách nhiệm với kết quả của nhân viên đã khiến các nhà quản lý thực hiện các biện pháp cực đoan để theo dõi chặt chẽ nhân viên của họ.
Trong khi đó người quản lý vĩ mô sẽ chỉ ra mục tiêu đồng thời vạch ra giới hạn cho thành viên biết đâu là những việc không nên làm, cảnh cáo nếu thành viên có xu hướng vượt ra ngoài khu vực “nên làm”.
Cách quản lý này khiến nhân viên cảm thấy được làm việc với quyền tự chủ cao hơn nhưng vẫn trong giới hạn của nhà quản lý. Tất nhiên phải có một vài quy tắc áp dụng để việc quản lý vĩ mô không trở nên “lỏng lẻo” và giảm hiệu suất làm việc của nhân viên.
4. QUẢN LÝ HIỆU SUẤT CHỨ KHÔNG QUẢN LÝ CON NGƯỜI
Tôi biết có nhiều nhà quản lý phải nhìn tận mắt nhân viên của mình đang ngồi ở trước máy tính thì mới có cảm giác yên tâm là họ đang làm việc - rõ ràng là họ đang nhìn thấy nhân viên chứ có nhìn thấy hiệu suất của nhân viên đâu?
Khi cả thế giới đang đối mặt với khủng hoảng từ dịch Covid-19, các doanh nghiệp buộc phải chuyển sang làm việc từ xa. Nỗ lực quyết định chuyển đổi mô hình của các nhà lãnh đạo là điều rất đáng khen, nhưng họ không vẫn thể ngừng tự bứt rứt với câu hỏi “Liệu nhân viên của mình có đang ngủ không? Liệu ở nhà có đang xem phim, tiệc tùng trong khi mình vẫn phải trả lương cho họ không?...”. Vậy là 1 ngày vài lần, quản lý gọi video call cho các thành viên để đảm bảo họ đang ngồi trước máy tính - chỉ để mình yên tâm. Nhưng vẫn là vấn đề cũ: Bạn chỉ nhìn thấy mặt nhân viên chứ có nhìn thấy hiệu suất của nhân viên đâu?
Việc theo dõi sát sao gây nên cảm giác khó chịu ở nhân viên. Và nói thật là nếu nhân viên đã muốn chống đối thì họ sẽ tìm đủ mọi cách để thoát khỏi sự kiểm soát của bạn. Thế nên hãy xác định rõ: bạn muốn nhân viên đi làm đủ hay nhân viên làm việc hiệu suất cao?
Tôi tin rằng các nhà quản lý đều có hệ thống KPI và OKR cho mỗi nhân viên của mình một cách hợp lý. Vậy nên hãy nhìn vào đó để theo dõi, đánh giá, kiểm điểm và khen thưởng nhân viên của mình.
5. NHẤN MẠNH VÀO MỤC TIÊU
Thiết lập mục tiêu là công việc rất quan trọng nếu bạn mong muốn tối ưu hóa và duy trì hiệu suất làm việc của các thành viên trong nhóm. Nhân viên cần hiểu được mục tiêu chung là gì, mục tiêu cá nhân là gì và làm thế nào để đạt được.
Là một nhà quản lý, bạn cần vạch rõ cho mục tiêu cho nhân viên, kế hoạch thực hiện, phương pháp đo lường hiệu quả và cung cấp các hỗ trợ cho họ khi cần thiết. Động lực trong câu chuyện này là một lộ trình mà bạn và nhân viên cùng hợp tác để thống nhất. Kỷ luật là những công cụ đo lường hiệu suất (KPI, OKR,..), nếu không đạt được thì họ sẽ phải chịu những biện pháp xử lý đã được quy định.
6. SỰ THAM GIA CỦA NHÂN VIÊN VỚI CHÍNH SÁCH KỶ LUẬT
Sau khi thống nhất cùng các thành viên trong ban lãnh đạo, bước tiếp theo của nhà quản lý sẽ là thông báo cho toàn bộ hệ thống nhân viên nắm rõ chính sách kỷ luật của mình.
Gượm đã! Một bước đệm thông minh hơn mà không phải nhà quản lý nào cũng biết chính là hỏi ý kiến nhân viên về bộ quy tắc này.
Việc thể hiện sự mong muốn có ý kiến của nhân viên trong bộ chính sách sẽ khiến nhân viên cảm thấy được trân trọng, là một phần của doanh nghiệp. Hơn thế nữa có thể họ sẽ có những góp ý tuyệt vời để cải thiện một vài nguyên tắc bởi chính họ là những người trực tiếp thực hiện chúng nên sẽ có cái nhìn sâu sát và tổng quát hơn.
Ngoài ra khi toàn bộ nhân viên đã đồng ý với bản kỷ luật, họ sẽ giảm hẳn xu hướng phản kháng hay chống đối lại người quản lý khi bị kỷ luật vì hành vi vi phạm của mình.
7. HÃY KHEN THƯỞNG!
Tại sao việc khen thưởng lại được nhắc đến kỷ luật ở đây? Không liên quan trực tiếp nhưng phần nào ảnh hưởng đến thái độ của nhân viên khi chịu sự kỷ luật của nhà quản lý.
Chúng ta đều biết việc công nhận và khen thưởng sẽ tạo động lực cho nhân viên cống hiến và đạt hiệu suất cao hơn cho doanh nghiệp. Một mặt lợi ích nữa, khi một nhà quản lý từng khen thưởng một nhân viên thì sau này áp dụng biện pháp kỷ luật lên nhân viên đó cũng sẽ tạo cảm giác công bằng và nhân viên cũng dễ dàng hiểu chuyện hơn.

Anh Trung - Theo resources.base.vn

>> Xem thêm: