Một số người dường như có đủ thời gian để làm mọi thứ nhưng số khác luôn vội vàng trong mọi công việc, mặc dù cùng sở hữu 24 giờ một ngày. Điều làm nên sự khác biệt đó chính là kỹ năng quản lý thời gian của mỗi người khác nhau. Sắp xếp thời gian khoa học giúp tăng hiệu suất, chất lượng công việc và giảm thiểu căng thẳng về mặt tinh thần. Trong bài viết này, GPO sẽ chia sẻ với bạn kỹ năng quản lý quỹ thời gian hiệu quả, hãy tham khảo nhé!

1. Quản lý thời gian theo phương pháp 4D

4D là tên viết tắt của phương pháp Do – Dump – Delegate – Defer, trong đó:

Do – hãy thực hiện ngay công việc quan trọng trước mặt
Dump – loại bỏ những công việc vô nghĩa để tiết kiệm thời gian
Delegate – hãy giao việc cho người có khả năng làm tốt hơn bạn
Defer – nếu không thể thực hiện công việc đó ngay, hãy ghi chép lại vào cuốn sổ tay và xác định thời gian sẽ làm việc đó

2. Quản lý thời gian theo phương pháp 40 – 30 – 20 – 10

Phương pháp 40 – 30 – 20 – 10 được áp dụng trong mọi lĩnh vực. Đây cũng là phương pháp quản lý thời gian khoa học và hiệu quả nhất. 40 – 30 – 20 – 10 giúp bạn có được một khuôn khổ để phân bổ thời gian hợp lý.

Quản lý thời gian theo phương pháp 40 – 30 – 20 – 10 được thực hiện như sau:

Thời gian cho những công việc quan trọng nhất: 40%
Thời gian cho những việc quan trọng thứ nhì: 30%
Thời gian cho những việc quan trọng thứ ba: 20%
Thời gian kết hợp mọi việc: 10%
Nhìn vào quy tắc này chúng ta sẽ nhận thấy rằng, bạn chỉ có một lựa chọn hợp lý duy nhất đó là tập trung vào 3 ưu tiên. Thực hiện lần lượt theo thứ tự ưu tiên từ thứ nhất đến thứ ba và chỉ dành một chút thời gian cho những công việc khác. Hãy thay đổi tư duy giải quyết công việc về mặt lý thuyết thành tư duy hoàn thành công việc trong thực tế bằng cách sắp xếp thời gian khoa học.

3. Quản lý thời gian theo phương pháp 80/20

Phương pháp 80/20 (Pareto) nghĩa là 20% nguyên nhân tạo nên 80% kết quả. Chẳng hạn, 80% kết quả do 20% công nhân tạo ra; 80% doanh thu do 20% khách hàng đóng góp; 80% sự cố do 20% khiếm khuyết gây ra,…

Trong thực tế, con số 80 – 20 không phải là tuyệt đối. Tuy nhiên, điểm quan trọng mà phương pháp này muốn đề cập đến là sự phân phối không đồng đều những thứ trong cuộc sống. Nỗ lực giải quyết 20% công việc nhưng đem lại kết quả tốt thay vì tiêu tốn tài nguyên để giải quyết 80% công việc khác. Ứng dụng linh hoạt phương pháp 80/20 giúp bạn tiết kiệm đáng kể chi phí và thời gian.

Trà Giang - Theo Mindalife

>> Xem thêm: Kỹ năng quản lý thời gian và tổ chức công việc hiệu quả là gì? Bí quyết chinh phục bộ kỹ năng không thể thiếu này

                         7 Lợi ích của việc quản lý thời gian hiệu quả