Giao việc cho nhân viên hiệu quả giúp giảm bớt phần việc của người quản lý và tạo cơ hội để nhân viên thể hiện năng lực cũng như phát triển các kỹ năng. Tuy nhiên, không phải người sếp nào cũng biết giao việc cho cấp dưới một cách hiệu quả. Trong bài viết này, GPO chia sẻ một số bí quyết giúp người quản lý hoàn thành tốt việc giao việc cho nhân viên.

Thoải mái khi giao việc cho cấp dưới

Đa số quản lý luôn có suy nghĩ “tự mình làm cho nhanh” nên hạn chế giao việc cho nhân viên. Như vậy là bạn đang tự làm khó cho mình và nhân viên. Thay vào đó, hãy giao việc cho nhân viên với tư tưởng thoải mái và linh hoạt hơn.

Giao cả những việc nhỏ nhất

Điều này thực sự cần thiết khi có nhân viên mới, họ cần phải tuân theo quy trình công việc từ nhỏ tới lớn. Như vậy, ngoài kỹ năng còn rèn luyện về thái độ, tinh thần trách nhiệm và tạo sự tự tin của bản thân họ. Một nhiệm vụ quan trọng có thể được giao cho nhiều nhân viên cùng thực hiện, giúp họ biểu hiện năng lực, sự quyết tâm và kỹ năng teamwork của mình đối trong công tác.

Giao việc đúng người

Tiêu chuẩn đầu tiên để giao việc là khả năng chuyên môn, tiếp theo sẽ là ý thức trách nhiệm trong công việc. Người mà bạn chỉ định có kinh nghiệm nhưng không hứng thú hoặc không có trách nhiệm với nhiệm vụ được giao hẳn sẽ rất tai hại.

Những nhân viên với phong cách làm việc cẩn trọng, tỉ mỉ, bạn có thể bố trị họ vào các vị trí kiểm định. Nhân viên sáng tạo, năng động có thể sắp xếp vào đội ngũ giải pháp. Đây là những vị trí cần có để đảm bảo đến giờ phút cuối mọi công tác đều tránh được các sai sót không đáng xảy ra và đạt hiệu quả nhất.

Định rõ quyền hạn công việc được giao

Trong quá trình thực hiện công việc, thỉnh thoảng nhân viên thường tự ý vượt quá quyền hạn của mình. Bởi vậy, trước khi giao việc, bạn cần định rõ quyền hạn công việc để mọi người đều tập trung vào nhiệm vụ được giao, hạn chế trường hợp can thiệp không cần yếu vào phần việc của người khác.

Định hướng phương thức làm việc

Lúc giao việc, bạn nên chỉ dẫn nhân viên phương pháp làm việc, khi gặp khó khăn họ có thể nhờ đến sự giúp đỡ của người nào, công cụ hỗ trợ,… Đối với công việc quan trọng, người được giao có thể được chọn thêm người cộng sự và cùng đưa ra kế hoạch hành động. Hãy cho nhân viên của bạn hiểu rằng: bất kỳ lúc nào gặp khó khăn, vướng mắc, họ cũng nhận được sự tương trợ từ cấp trên và đồng nghiệp để đạt được kết quả công việc tốt nhất. Điều này rất có ý nghĩa để nhân viên hoàn thành công việc được giao hiệu quả.

Nêu rõ yêu cầu về chỉ tiêu và thời hạn công việc

Để giao việc cho nhân viên đạt được hiệu quả, người quản lý cần nêu rõ chỉ tiêu và thời hạn công việc được hoàn thành. Mỗi nhân viên cần nắm rõ mục tiêu cụ thể công tác mà mình được giao, tầm quan trọng cũng như mối quan hệ với các công việc khác để định ra thời gian hoàn tất. Có như vậy, nhân viên mới có những định hướng căn bản trước lúc bắt tay vào công việc. Nhân viên của bạn cần xác định thời gian bắt đầu và thời gian hoàn thành, nhà điều hành có thể theo dõi tiến độ và có những phản hồi kịp thời nếu không thấy sự tiến triển của nhân viên trong công tác được giao.

Thường xuyên thảo luận, phản hồi về công việc.

Đừng phó mặc nhân viên sau khi giao việc cho họ! Bạn không cần phải theo dõi từng động thái của nhân viên, nhưng cần chú ý tới tình hình công việc mà họ đang thực hiện. Khi cần phải đưa ra các ý kiến đóng góp, khích lệ nhân viên nếu như họ làm chưa tốt. Nếu công việc đòi hỏi về thời gian cần nhắc nhở nhân viên chú ý về mặt tiến độ: quá hạn, cần chú ý, cảnh báo, khẩn cấp.

Đánh giá kết quả công việc sau khi hoàn tất và chuẩn bị cho lần giao việc sau

Sau khi nhân viên hoàn thành công việc, người quản lý cần thực hiện đánh giá kết quả, song song nên lắng nghe những ý kiến của nhân viên, cân nhắc và tìm ra phương thức làm việc phù hợp với kì vọng của họ cũng như lợi ích của tổ chức. Tuy nhiên, điều quan trọng nhất chính là việc nhà quản lý đánh giá, làm các phép so sánh để có các điều chỉnh cho lần giao việc sau.

Khen ngợi nhân viên

Những lời khen ngợi mang lại kết quả tốt dù chỉ là việc nhỏ sẽ là “liều thuốc bổ” đối với nhân viên, giúp họ có thêm động lực và làm việc nhiệt thành hơn. Bởi thế, đừng quên thể hiện sự đánh giá cao của bạn trước hiệu quả công việc của cấp dưới.

Tránh cầu toàn

Nếu kết quả công việc bạn nhận lại được từ nhân viên không như kỳ vọng của mình, hãy trao đổi với người đấy để tìm ra các điểm chưa tốt và rút kinh nghiệm cho lần sau. Còn kết quả vẫn có thể chấp nhận được, hãy khuyến khích nhân viên bằng cách: “Kết quả này khá ổn nhưng lần sau tôi muốn…”. Bắt nhân viên làm đi làm lại công việc như ý của người quản lý là hành động làm sụt giảm tinh thần và hoang phí thời gian.

Trà Giang - Theo MTC

>> Xem thêm: Kỹ năng giao việc là gì? Lợi ích của kỹ năng giao việc và các bước giao việc cho nhân viên hiệu quả