Thời gian là nguồn lực hữu hạn, mỗi người đều chỉ có 24 giờ mỗi ngày. Vì vậy, sắp xếp công việc và quản lý thời gian sao cho hiệu quả là yếu tố rất quan trọng quyết định tương lai bạn là ai, bạn làm được những gì, bạn thành công hay thất bại. Bài viết dưới đây của GPO sẽ giúp bạn đọc hiểu được kỹ năng thuyết trình và tổ chức công việc hiệu quả là gì và những bí quyết giúp bạn chinh phục bộ kỹ năng này.

1. Kỹ năng quản lý thời gian và tổ chức công việc hiệu quả là gì?

Kỹ năng quản lý thời gian là kỹ năng sử dụng và kiểm soát tốt thời gian. Giúp phân bổ thời gian thực hiện các công việc trở nên hợp lý và hoàn thiện hơn.

Theo nghĩa hẹp: tổ chức là việc sắp xếp các công việc được giao. Theo nghĩa rộng hơn, tổ chức công việc hiệu quả là quá trình xác định những công việc cần phải làm và phân công cho các đơn vị cá nhân đảm nhận các công việc đó, tạo ra mối quan hệ ngang dọc trong nội bộ doanh nghiệp.

2. Bí quyết quản lý thời gian và tổ chức công việc hiệu quả

2.1. Xác định mục tiêu

Xác định mục tiêu là kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả nhất. Nhờ việc biết rõ mục tiêu của bản thân, bạn mới có thể mình cần làm gì để đạt được điều đó. Đương nhiên để hoàn thành được việc đó bạn cần phải có lịch trình cụ thể về khoảng thời gian thực hiện và hoàn thành mục tiêu. Khi đó bạn sẽ tập trung được vào công việc của mình và không bị phân tâm bởi những yếu tố bên ngoài.

2.2 Liệt kê những công việc cần phải làm

Bằng cách liệt kê những công việc cần làm hàng ngày và theo tuần, tháng… sẽ giúp bạn quản lý được khoảng thời gian quý giá của mình. Bạn sẽ không mất công suy nghĩ, đắn đo cũng như không bỏ xót những hoạt động quan trọng trong ngày.

2.3. Sắp xếp theo thứ tự ưu tiên

Sau khi liệt kê những công việc cần làm bằng cách sử dụng kỹ năng quản lý thời gian bạn sẽ lưu ý những việc cần được ưu tiên thực hiện trước và đảm bảo chúng được làm đúng giờ và hoàn thành xuất sắc. Việc sắp xếp như vậy giúp bạn không bị lâm vào tình thế “nước đến chân mới nhảy” và giúp hiệu quả công việc đạt mức tối đa.

2.4. Tổng kết lại công việc

Trước khi kết thúc một ngày bạn nên dành thời gian để tổng kết toàn bộ công việc trong ngày đó. Theo đó bạn sẽ xem xét mình đã hoàn thành mọi mục tiêu cho cả ngày chưa, mất bao nhiêu thời gian đê hoàn thành và có thật sự hiệu quả không. Nếu nhận ra kỹ năng quản lý thời gian của mình chưa thực sự hoàn thiện thì nhanh chóng tìm sửa chữa và khắc phục cho ngày tiếp theo.

2.5. Tính kỷ luật và thói quen

Để có được kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả bạn cần phải tập cho mình thói quen tuân thủ kỷ luật. Hãy tự đặt những nguyên tắc cho riêng mình và thực hiện theo nó. Có thể thời gian đầu việc này khá khó khăn, tuy nhiên sau một thời gian nó sẽ trở thành thói quen của bạn.

2.6. Tập trung

Tập trung là chìa khóa của sự thành công. Dù bạn làm bất cứ công việc làm bạn cũng nên dồn hết tâm huyết và trí lực vào nó, việc đó không chỉ giúp bạn thành công mà còn tiết kiệm được một khoảng thời gian đáng kể.

2.7. Lên thời gian cụ thể cho công việc

Bạn có thể xác định thời gian làm việc cụ thể từ lúc bắt đầu, thời gian để thực hiện các bước trong công việc và thời gian kết thúc cũng như tổng thời gian để hoàn thành công việc là bao lâu. Nó sẽ là một bảng thời gian biểu chi tiết đầy đủ kế hoạch và thời gian cụ thể, không ảnh hưởng đến những dự định khác và không có thời gian chết.

2.8. Sắp xếp nơi làm việc khoa học

Đây là một kỹ năng quản lý thời gian quan trọng. Bởi lẽ sắp xếp nơi làm việc không chỉ giúp bạn làm việc có tinh thần hơn mà còn giúp bạn tiết kiệm thời gian tìm kiếm giấy tờ, vật dụng trên bàn. Tất cả đồ đạc cần được quy định chỗ để cụ thể, kể cả sau khi được sử dụng vẫn đảm bảo chúng được để lại đúng vị trí.

Trà Giang – Tổng hợp

>> Xem thêm: 7 Lợi ích của việc quản lý thời gian hiệu quả

                        3 Phương pháp làm chủ quỹ thời gian