Theo kết quả khảo sát năm 2016 của 2GC Active Management dựa trên người dùng của BSC (Balanced scorecard) mà trong đó có tới hơn 75% là các nhóm điều hành hoặc quản lý cấp cao, vai trò chính của BSC là thực hiện chiến lược. Chỉ một số ít người trả lời sử dụng nó để quản lý hoạt động doanh nghiệp, và khoảng 25% trong đó sử dụng BSC chỉ để báo cáo. Tuy nhiên, trên thực tế, BSC là một phương pháp luận mang lại rất nhiều lợi ích nếu bạn biết cách áp dụng hợp lý trong doanh nghiệp.  

Trước tiên, hãy cố gắng kiểm soát các dữ liệu trong mô hình BSC của bạn

Nếu bạn đang cố gắng đo lường mọi thứ nhưng không phải từ góc độ chiến lược, có nghĩa là bạn đang lãng phí thời gian và công sức cho một mớ hỗn độn. Vì vậy, nếu doanh nghiệp của bạn đang quá tải với số dữ liệu cần đưa vào BSC, hãy bắt đầu bằng việc xác định rõ chiến lược và đặt nó lên một mảnh giấy. Đó chính là ngữ cảnh giúp bạn dễ dàng tư duy về cách đặt những dữ liệu của doanh nghiệp vào mô hình BSC.

Bạn có thể tham khảo quy trình đặt dữ liệu vào ngữ cảnh như dưới đây:

- Giới hạn số lượng các yếu tố mục tiêu trong mô hình BSC. Con số này nên dao động trong khoảng 10-15 mục tiêu cho tổng toàn bộ 4 thước đo, bởi nếu nhiều hơn thì bạn có nguy cơ bị mất tập trung vào hệ thống chiến lược cốt lõi.

- Chuẩn bị sẵn các câu hỏi về từng yếu tố mục tiêu trước mỗi cuộc họp. Hãy nhấn mạnh vào tình trạng của các con số có thể đo lường được.

- Tổng hợp tài liệu của tất cả yếu tố mục tiêu cùng với các câu hỏi trên rồi gửi tới nhân viên 1-2 ngày trước khi diễn ra cuộc họp và yêu cầu họ nghiên cứu kỹ lưỡng.

- Đưa ra quyết định trong các cuộc họp đánh giá chiến lược. Ghi lại các quyết định này và nghiêm túc nhắc nhở mọi người chịu trách nhiệm về nó.

Tiếp theo, hãy đo lường và đánh giá các yếu tố mục tiêu trong mô hình BSC của bạn

Bạn có thể quy ước một hệ thống ký hiệu hoặc màu sắc để đánh dấu các yếu tố mục tiêu khác nhau. Cùng xem báo cáo từ phía người chịu trách nhiệm chính và quyết định xem yếu tố mục tiêu nào thuộc loại nào. Ví dụ:

Màu đỏ: Yếu tố mục tiêu cần bổ sung thêm tài nguyên hoặc sự trợ giúp đến từ bên ngoài để đưa mọi thứ trở lại đúng định hướng ban đầu.

Màu vàng: Yếu tố mục tiêu gần như đang đi đúng hướng hoặc gặp một chút trở ngại có thể tự xử lý.

Màu xanh lá cây: Yếu tố mục tiêu có mọi thứ đang đi đúng hướng.

Lưu ý rằng việc đánh giá này cần khách quan nhất có thể để tránh các trường hợp gán nhầm mác dẫn đến việc sửa chữa bị sai, hạ thấp mục tiêu để đảm bảo hiệu suất hoặc cố ý che giấu khuyết điểm bản thân. Hãy tận dụng tối đa các con số được đo lường minh bạch và thành lập hội đồng đánh giá nếu cần thiết.

Đã đến lúc gán KPI tương ứng với các yếu tố mục tiêu

Nếu như mô hình BSC (Balanced scorecard) là một công cụ quản lý chiến lược dựa vào kết quả đo lường và đánh giá thì KPI (Key Performance Indicator) chính là công cụ quản lý hiệu suất để bạn giao trách nhiệm cho nhân viên và đánh giá xem họ đã làm theo đúng chiến lược đó hay chưa. Một nhà quản trị tài giỏi sẽ lựa chọn sử dụng đồng thời hai công cụ này.

Tương ứng với các yếu tố mục tiêu, hãy đặt ra các KPI tương ứng. KPI càng sát với tình hình thực tế mà bạn đã đo lường và đánh giá ở trên thì càng có hiệu quả rõ rệt.

Dựa vào đánh giá KPI định kỳ, bạn sẽ xác định được khoảng cách giữa hiệu suất làm việc thực tế của doanh nghiệp và mục tiêu đã định ra, qua đó có kế hoạch cải thiện, điều chỉnh hợp lý.

Cuối cùng, hãy kết nối các yếu tố mục tiêu lại với nhau 

Hãy sử dụng mũi tên một chiều để thể hiện mối quan hệ giữa các yếu tố mục tiêu. Bạn có thể linh hoạt hơn để kết nối hai mục tiêu trong cùng thước đo, gom 2 mục tiêu lại thành nguyên nhân của một mục tiêu khác, một mục tiêu dẫn tới hai mục tiêu khác,... miễn là không có mục tiêu nào đứng riêng lẻ một mình.

Vậy là bạn đã có một mô hình Balanced scorecard của riêng doanh nghiệp mà từng con số trong đó đều gắn chặt với thực tế bạn đang quản trị. Thực hiện theo đúng chiến lược của BSC chính là lộ trình ngắn nhất và chắc chắn nhất dẫn tới thành công của doanh nghiệp.

Trà Giang – Theo Resourcesbase

>> Xem thêm:

BSC và lợi ích của BSC đối với doanh nghiệp

KPI là gì? Phân loại và vai trò của KPI

Thiết kế và triển khai hệ thống chỉ số KPI