Có thể nói, việc họp hành vô cùng quan trọng trong điều hành, quản lý và phát triển tập thể. Đó là thời gian cả tập thể cùng nhau làm việc đóng góp, xây dựng ý kiến vì công việc chung. Không có bất kì một sự việc nào diễn ra mà không thông qua hội họp. Tuy nhiên, theo thống kê cho thấy rất nhiều người không thích ngồi dự họp, 67% cuộc họp diễn ra không hiệu quả. Vậy, người lãnh đạo cần làm gì để phát huy hết giá trị thời gian buổi họp? GPO sẽ giúp bạn giải đáp vấn đề này qua bài viết dưới đây.

1. Người lãnh đạo cần nắm rõ mục đích cuộc họp

Để có một cuộc họp hiệu quả, bạn cần xác định rõ mục tiêu cụ thể, các nhiệm vụ cần đạt được. Từ đó, bạn sẽ xác định được phương hướng và các công việc cần làm để chuẩn bị kĩ lưỡng cho cuộc họp. Điều này giúp cho buổi họp diễn ra đúng hướng, tiết kiệm thời gian cho các thành viên tham gia. Tránh trường hợp người nói không nhớ nói gì, người nghe cảm giác nhàm chán, cuối cùng cuộc họp chả đi đâu về đâu.

Một trong những lý do khiến họp hành buồn ngủ đó là cả người tổ chức cuộc họp lẫn người tham gia đều không hiểu cuộc họp này nhằm mục đích gì. Vì vậy, để có một cuộc họp thành côngtrước khi bắt đầu cuộc họp, người lãnh đạo nên soạn thảo trước vấn đề/ mục tiêu cụ thể mà bạn muốn nói cùng với một bản thảo luận chi tiết (agenda). Bạn nên thông báo trước nội dung, ngày giờ và địa điểm cuộc họp với nhân viên thông qua các biện pháp giao tiếp nội bộ trong công ty. Điều này sẽ giúp nhân viên có cái nhìn toàn cảnh, hiểu được mức độ cần thiết cũng như chuẩn bị sẵn sàng cho các ý kiến muốn đóng góp. Bản thảo luận chi tiết (agenda) cũng nên gửi trước 24h để nhân viên có thời gian tham khảo.

Một trong những giải pháp nội bộ công ty là sử dụng các phần mềm hỗ trợ. Bạn nên gửi, nhận file dễ dàng, lưu trữ toàn bộ thông tin đã trao đổi, thông báo về sự việc, chat trực tuyến, …

2. Mời đúng đối tượng cho cuộc họp

Trong rất nhiều cuộc họp, chúng ta thường bắt gặp những đối tượng đến cuộc họp không biết để làm gì. Điều này không phải vì họ không chú tâm, tìm hiểu trước thông tin mà vì chuyên môn của họ không giúp ích hay đóng góp được gì cho cuộc họp này. Đây là một trong những tình huống thật sự gây bối rối và lãng phí tài nguyên, nhân lực khiến ta không thể có một cuộc họp thành công được.

Vì vậy, người chủ trì chỉ nên mời những thành viên quan trọng và liên quan đến cuộc họp. Những thành viên được mời đến là những người có thể đưa ra các ý kiến để giải quyết vấn đề trong cuộc họp đó. Nếu như vậy, nhân viên chắc chắn sẽ tham gia với một tinh thần thích thú và háo hức hơn rất nhiều. Một nhóm họp hiệu quả chỉ nên có khoảng từ 5 – 7 người. Số lượng qua đông chỉ khiến nhiều nhân viên trở thành khán giả cuộc họp và các luồng thảo luận trở nên lạc đề, xa vời.

3. Đúng giờ – yếu tố không thể thiếu của một cuộc họp thành công

Để có một cuộc họp thành công cả người tổ chức lẫn người tham dự đều nên có thói quen tôn trọng giờ giấc. Hai nguyên tắc cần thiết để đảm bảo thời gian trong một cuộc họp là:

– Đừng bao giờ đến họp muộn

– Đừng chờ người đến muộn

Khi tới giờ, bạn nên đóng cửa phòng họp và bắt đầu buổi họp như đã thông báo. Việc đúng giờ sẽ khiến những ai tới họp sớm cảm thấy được tôn trọng và người đến dự trễ tự nhận biết được lỗi và sửa chữa cho những lần sau.

Nếu đã bắt đầu họp đúng giờ, bạn cũng nên kết thúc đúng giờ. Đừng nên có những suy nghĩ “mọi người thảo luận sôi động quá, kéo dài thêm chút nữa cũng được”, “thêm nửa tiếng nữa chắc cũng không vấn đề gì đâu”,… Là người tổ chức cuộc họp, bạn nên ước lượng thời gian, điều phối, dẫn dắt, tổng kết các ý kiến được đóng góp sao cho chuẩn với thời gian mình đã đặt ra nhất tránh các trường hợp lan man, dông dài.

Một cuộc họp nếu không có vấn đề gì quá lớn chỉ nên gói gọn từ 30 – 45 phút.

Bạn hãy nhớ rằng rất nhiều cuộc họp trở nên vô tổ chức vì sự chậm trễ, đây là một trong những thói quen vô tổ chức, thiếu chuyên nghiệp của sếp cũng như nhân viên. Vì thế, vấy đề đi muộc bạn nên quát triệt ngay từ đầu.

4. Luôn bám sát chủ đề

Như đã nói ban đầu, bạn nên gửi cho nhân viên bản thảo luận chi tiết (agenda) trước 24h của cuộc họp. Cách làm này sẽ khiến mọi người luôn chú tâm và bám sát nội dung đã vạch ra ban đầu. Luôn bám sát chủ đề chính là yếu tố cực kỳ quan trọng làm nên một buổi họp thành công.

Để các thành viên nắm được nội dung cuộc họp và có thời gian chuẩn bị, người điều hành cần tóm tắt công việc và mục đích của cuộc họp cho các thành viên tham dự. Trong đó cần ghi rõ thời gian, nội dung cụ thể cho từng hạng mục thảo luận cùng với một lịch trình hợp lý.  Như vậy, mọi người sẽ có thời gian chủ động chuẩn bị các tài liệu, giấy tờ liên quan và có đóng góp hiệu quả hơn.

Trong một số trường hợp, việc thảo luận quá sôi nổi hoặc nhiều nhân viên đang có những mối bận tâm riêng sẽ khiến cuộc họp bị lệch sang một hướng khác. Khi đó, người lãnh đạo cần khéo léo cắt đi những luồng tư tưởng lan man, nhắc lại một lần nữa mục tiêu của buổi họp hôm nay.

Trà Giang - Theo Jobpro

>> Xem thêm: Làm thế nào để điều hành cuộc họp và hội nghị hiệu quả?