Nhân viên không hoàn thành nhiệm vụ sẽ gây ra những hậu quả tiêu cực cho doanh nghiệp. Việc xử lý nhân viên không hoàn thành nhiệm vụ là điều cần nhưng xử lý làm sao hợp tình hợp lý, đồng thời duy  

I. Mức độ không hoàn thành nhiệm vụ của nhân viên  

Tính chất công việc càng quan trọng thì mức độ thiệt hại mà nhân viên gây ra khi không hoàn thành nhiệm vụ sẽ càng lớn. Hầu hết mọi nhân viên đều biết rõ nhiệm vụ và các hình thức bồi thường khi sai phạm, nên thực tế:

- Mức độ thiệt hại nhẹ thường ở những nhân viên mới vào làm, doanh nghiệp chưa giao nhiều trọng trách quan trọng nên những sai phạm của họ cũng không lớn, thường là hồi âm khách hàng trễ, tiếp đón khách không niềm nở…

- Mức độ thiệt hại lớn hơn lại ở những nhân viên lâu năm, nên nguyên nhân không hoàn thành nhiệm vụ đa phần do trường hợp bất khả kháng hoặc do sai sót hy hữu vì trước đó, những trường hợp như vậy họ đều xử lý tốt.

Một ví dụ điển hình, tại một công ty logistics, nhân viên chứng từ đã nhập sai trọng lượng của lô hàng đi Mỹ khiến cho chứng từ không khớp nhau. Việc sửa chứng từ khai AMS và ISF cho hàng nhập khẩu vào Mỹ tốn khoản phí rất lớn. Thật sự năng lực của nhân viên rất tốt, nhiều đơn hàng khó trước đó đều giải quyết thỏa đáng, nhưng với sự cố này, có lẽ tình trạng quá tải trong công việc đã khiến nhân viên phạm phải sai lầm đáng tiếc.

II. Kinh nghiệm xử lý nhân viên không hoàn thành nhiệm vụ khéo léo

Nhân viên không hoàn thành nhiệm vụ không hẳn hoàn toàn là lỗi của nhân viên, do vậy, nhanh chóng quy kết lỗi cho nhân viên không phải là cách xử lý của người quản lý tinh tế. Trình tự xử lý nhân viên không hoàn thành nhiệm vụ nên tiến hành theo các bước sau:

1. Giải quyết hậu quả do việc không hoàn thành nhiệm vụ của nhân viên gây ra

Trước khi trách phạt nhân viên,người quản lý cần tập trung giải quyết xong xuôi hậu quả do hành động không hoàn thành nhiệm vụ của nhân viên gây ra.Bởi lẽ, điều quan trọng của doanh nghiệp là phải giữ uy tín và thị phần, thể hiện đầy đủ tinh thần trách nhiệm với các đối tác.

Hậu quả gây ra càng lớn thì người phụ trách giải quyết cấp bậc sẽ càng cao. Đây là sự hỗ trợ quan trọng mà doanh nghiệp cần thực hiện, vì nhân viên cũng chính là vì quyền lợi của doanh nghiệp. Nhân viên sẽ cùng đi với quản lý để giải quyết vấn đề với đối tác nếu cần thiết.

2. Gặp riêng nhân viên để ghi nhận lời giải thích

Sau khi đã giải quyết ổn thỏa phần nào trách nhiệm với phía đối tác, người quản lý sẽ hẹn gặp riêng nhân viên để ghi nhận lời giải thích. Nhân viên sẽ mang đến cho người quản lý nhiều thông tin:

- Nguyên nhân không hoàn thành nhiệm vụ

- Tự đánh giá mức độ sai phạm

- Xác định phương án giải quyết vấn đề mà bản thân sẽ chủ động tiến hành

- Đề xuất sự hỗ trợ từ phía doanh nghiệp trong quá trình giải quyết vấn đề…

Bên cạnh đó, người quản lý còn ghi nhận thái độ thành thật và sự hối lỗi của nhân viên để cân nhắc hình thức xử phạt phù hợp.

3. Kiểm tra lý lịch làm việc của nhân viên

Lý lịch làm việc của nhân viên sẽ là một trong những cơ sở giúp doanh nghiệp đánh giá năng lực và tính chất sai phạm. Những thông tin cần thu thập gồm:

- Tinh thần trách nhiệm trong công việc

- Mức độ hoàn thành nhiệm vụ trong thời gian làm việc tại doanh nghiệp và cả những công ty trước đó

- Năng lực chuyên môn nghiệp vụ

- Những thành tích đã đạt được tại doanh nghiệp

- Đã từng không hoàn thành nhiệm vụ được giao chưa? Mức độ hậu quả lớn không?

Mục đích của việc kiểm tra lý lịch làm việc nhằm xác định chính xác nhân viên không hoàn thành nhiệm vụ là do các yếu tố khách quan, do sai sót nhất thời hay do nhân viên thiếu năng lực, thiếu chuyên nghiệp khi thực hiện nhiệm vụ.

4. Tìm cách hỗ trợ nhân viên trong việc bồi thường sai sót

Sai phạm càng lớn, hậu quả càng nghiêm trọng, nhân viên càng mong mỏi sự hỗ trợ giải quyết từ phía doanh nghiệp. Nhiều vị trí công việc, khoản bồi thường khi không hoàn thành nhiệm vụ lớn gấp vài lần so với thu nhập của nhân viên mỗi tháng. Vì vậy, dù là về tài chính hay thủ tục, doanh nghiệp với kinh nghiệm chuyên sâu trong ngành nghề nên giang đôi tay hướng dẫn, hỗ trợ cho nhân viên. Đó có thể là:

- Chia sẻ thiệt hại tài chính

- Hướng dẫn trình tự thủ tục để nhân viên tự triển khai khắc phục

- Đồng hành cùng nhân viên đến gặp đối tác để giải trình…

5. Báo cáo ban lãnh đạo phương án xử lý đối với nhân viên

Sau khi đã cân nhắc mọi yếu tố:

- Năng lực làm việc, cống hiến của nhân viên trong suốt thời gian qua

- Thái độ nhận lỗi, nỗ lực khắc phục hậu quả

- Những chuyển biến tích cực trong công việc của nhân viên nhằm nâng cao hiệu suất hoàn thành nhiệm vụ

- Khả năng bồi thường của nhân viên

- Khả năng hỗ trợ từ phía doanh nghiệp…

Quản lý sẽ thiết lập báo cáo lên ban lãnh đạo, phối hợp cùng phòng nhân sự để quyết định hình thức xử lý và phương án bồi thường.

6. Thông báo kết quả xử lý với nhân viên

Sau khi thống nhất với ban lãnh đạo, quản lý hoặc trưởng phòng nhân sự sẽ trực tiếp thông báo đến nhân viên kết quả xử lý.

Với nhân viên chủ chốt, có chuyên môn giỏi, doanh nghiệp sẽ cố gắng hỗ trợ một phần để nhân viên khắc phục hậu quả vì họ tin tưởng rằng, nhân viên không hoàn thành nhiệm vụ lần này chỉ là trường hợp hy hữu. So với những gì nhân viên đã cống hiến, họ xứng đáng được doanh nghiệp giữ lại.

Với nhân viên không hoàn thành nhiệm vụ nhiều lần, không có thái độ hợp tác giải quyết hậu quả, không có sự thay đổi dù đã được doanh nghiệp hỗ trợ nhiều lần… thì việc chấm dứt hợp đồng lao động sẽ được thực hiện.

Trình tự xử lý nhân viên không hoàn thành nhiệm vụ này được đánh giá là một quy trình vừa cứng rắn, vừa linh hoạt và khéo léo. Đặc biệt với những nhiệm vụ thường xuyên phải đối mặt áp lực, có độ rủi ro hoàn thành cao, nhân viên sẽ luôn cảm nhận sự đồng hành từ ban lãnh đạo, an tâm nỗ lực hoàn thành những nhiệm vụ tiếp theo. Mục đích xử phạt nhân viên nên hướng đến mong muốn để nhân viên làm việc tốt hơn, hoàn thiện bản thân hơn, mang lại hiệu suất làm việc cao hơn cho doanh nghiệp. Như vậy, doanh nghiệp vừa giữ được nhân tài, vừa nhận được sự trung thành cao từ nhân viên của mình.

Khánh Linh - Theo Talentbold