Với bất kỳ công ty nào, nhà quản lý cũng là đầu mối xử lý rất nhiều công việc. Điều chắc chắn là bạn sẽ không thể nào giải quyết tất cả công việc một mình. Vậy nên nhà quản lý cần trang bị cho mình kỹ năng giao việc cho nhân viên cấp dưới. Quan trọng hơn hết là phải giao việc thật hiệu quả, nếu không bạn sẽ phải gánh chịu nhiều tổn thất. Vậy kỹ năng giao việc là gì, lợi ích của kỹ năng giao việc và các bước giao việc cho cấp dưới hiệu quả sẽ được GPO mang đến cho bạn đọc trong bài viết dưới đây.

Kỹ năng giao việc là gì?

Giao việc là một kỹ năng của người quản lý nhằm chia việc cho nhân viên. Mục đích là giảm bớt phần việc của người lãnh đạo. Bên cạnh đó là tạo cơ hội để nhân viên thể hiện năng lực và phát triển các kỹ năng có ích cho công việc.

Lợi ích của kỹ năng giao việc đúng cách

2.1. Mở rộng quỹ thời gian

Theo nguyên tắc 80/20 thì chỉ có 20% công việc thực sự quan trọng đóng góp 80% kết quả công việc của đội nhóm. Khi người lãnh đạo giao 80% công việc cho thành viên trong đội thì có nghĩa là người lãnh đạo có thêm thời gian để giải quyết 20% công việc quan trọng. Có thêm quỹ thời gian giúp nhà lãnh đạo cân bằng giữa đời sống cá nhân và công việc. Từ đó, người lãnh đạo có thể tập trung đưa ra những kế hoạch mục tiêu mới. Với mục đích sáng tạo hơn cho doanh nghiệp.

2.2 Giảm stress, căng thẳng trong công việc

San sẻ công việc cho nhân viên sẽ giúp bạn tránh được trạng thái quá tải và căng thẳng. Từ đó, chất lượng công việc cũng được nâng cao.

2.3. Tạo ra sự tin tưởng và nâng cao tinh thần đoàn kết trong tập thể

Khi giao việc thì nhà quản lý đặt niềm tin vào nhân viên của mình. Còn người nhận việc cảm nhận được sự tin tưởng từ cấp trên. Từ đó, nâng cao sự tin tưởng trong nội bộ. Mặt khác, khi mọi người chung tay góp sức vào công việc chung thì sẽ phát triển được khả năng đội nhóm. Do vậy, người quản lý sẽ biết cách quản lý con người tốt hơn.

2.4. Tạo cơ hội để nâng cao và phát triển năng lực nhân viên

Thực hiện công việc chính là cơ hội để nhân viên tự rèn luyện bản thân mình và học hỏi. Thông qua trao đổi công việc, nhân viên sẽ có trải nghiệm nhiều hơn, học hỏi nhiều hơn. Khi được giao việc, nhân viên cảm nhận được giá trị của mình trong đội nhóm. Từ đó có thêm động lực để tiếp tục học hỏi, trau dồi kỹ năng.

3. Các bước giao việc cho nhân viên hiệu quả

3.1. Phân quyền cho cấp dưới hợp lý

Đầu tiên, đi kèm với giao việc hãy phân quyền cho cấp dưới của bạn. Hướng dẫn thật kỹ càng với phần việc bất kỳ được giao. Rằng họ sẽ được bạn phân quyền ra sao, tới đâu và được giải quyết công việc thế nào. Họ có quyền tham gia đóng góp ý kiến thế nào và kêu gọi sự hỗ trợ từ ai. Hãy hướng dẫn rõ ràng và càng cụ thể càng tốt để nhân viên của bạn định hướng rõ ràng để xử lý công việc.

3.2. Đào tạo, huấn luyện trước khi giao việc

Đây là bước bạn không nên bỏ qua, tránh trường hợp “bỏ con giữa chợ”.  Hãy chắc chắn là bạn đã hướng dẫn, đào tạo cho nhân viên của bạn rõ về các quy trình xử lý vấn đề. Không nhất thiết phải chi tiết nhưng cần tổng quan. … để họ nắm rõ và biết mình phải làm gì.

3.3. Biết khuyến khích, động viên kịp thời

Trong quá trình nhân viên giải quyết công việc, hãy thường xuyên theo dõi và kịp thời động viên. Nếu họ đi sai hướng, hãy chỉ dẫn lại đúng đường. Nếu họ đang làm rất tốt, hãy đừng tiết kiệm một vài lời động viên, thăm hỏi. Có như thế thì nhân viên của bạn mới không cảm thấy một mình. Họ sẽ tự tin vì luôn có sự hậu thuẫn từ lãnh đạo. Từ đó góp phần xây dựng văn hóa doanh nghiệp tốt hơn.

3.4. Biết cách giao việc hiệu quả

Nghe thì có vẻ chung chung, nhưng chính xác thì bạn phải biết cách giao việc hiệu quả. Đánh giá năng lực của từng nhân viên với nhiệm vụ được giao. Từ đó có sự bố trí nhân sự hợp lý. Công việc này thì nên giao cho ai và không nên giao cho ai? Làm sao để phát huy được sở trường của họ, khiến họ hứng thú? Làm thế nào có thể rút ngắn thời gian xử lý công việc? Đây là những điều mà nhà quản lý phải hết sức cân nhắc.

3.5. Cung cấp thông tin đầy đủ về công việc cho cấp dưới hiệu quả

Cung cấp thông tin đầy đủ về công việc gồm: dữ liệu về công việc, workplace, quy trình phối hợp, quy trình báo cáo, nhận thêm thông tin từ ai, nếu phát sinh vấn đề thì trao đổi công việc cùng ai, tìm kiếm sự hỗ trợ từ ai, từ phòng ban nào,… Hãy chắc chắn là bạn đã không bỏ sót bước này nhé! Vì nếu không, bạn sẽ tốn thêm thời gian để giải đáp những vấn đề này một cách lẻ tẻ. Dẫn đến công việc bị trì trệ và kéo dài thời gian xử lý cần thiết.

3.6. Cho phép cấp dưới tham gia quá trình ra quyết định đối với công việc họ được giao

Hành động này sẽ khiến nhân viên cảm thấy được coi trọng. Được đóng góp ý kiến vào công việc mà mình xử lý sẽ cho nhân viên cảm nhận được sự chủ động. Cho phép cấp dưới tham gia quá trình ra quyết định sẽ truyền thêm động lực cho nhân viên. Họ sẽ coi đây chính là việc của mình và cố gắng hết sức để hoàn thành tốt nhất.

3.7. Xác định trách nhiệm và quyền hạn tương xứng với phần công việc được giao

Hãy cho nhân viên của mình đủ quyền hạn và trách nhiệm để có thể giải quyết công việc tối nhất. Tuy nhiên, phải đảm bảo vai trò và quyền hạn này phải tương xứng với công việc được giao. Tránh trường hợp một người tham gia vào nhiều phần công việc nhưng lại không có quyền hạn đưa ra ý kiến với công việc đó. Từ đó dẫn đến sự thất vọng và những lục đục không đáng có trong nội bộ doanh nghiệp.

Trà Giang – Theo Testcenter

>> Xem thêm: Nghệ thuật giao việc cho nhân viên hiệu quả sếp cần biết