Kỹ năng giao tiếp là một trong những kỹ năng mềm cực kỳ quan trọng trong thế kỷ 21. Đó là những quy tắc, nghệ thuật, cách ứng xử, đối đáp được đúc rút qua kinh nghiệm thực tế hàng ngày giúp mọi người giao tiếp hiệu quả thuyết phục hơn. Kỹ năng giao tiếp là mắt xích quan trọng trong các kỹ năng chúng ta cần học hỏi và hoàn thiện để đạt hiệu quả tương tác với các đối tác khác nhau, thúc đẩy kỹ năng làm việc nhóm - kỹ năng mà hầu hết các ngành nghề mà mọi doanh nghiệp đều cần. Để tìm hiểu chi tiết, bạn đọc cùng tham khảo bài viết dưới đây của GPO về kỹ năng giao tiếp là gì, vai trò cùa kỹ năng giao tiếp trong công việc cũng như cách làm sao để trở nên giao tiếp chuyên nghiệp.  

Kỹ năng giao tiếp là gì?

Kỹ năng giao tiếp bao gồm khả năng truyền đạt thông điệp, lắng nghe tích cực, trao đi và nhận lại phản hồi giữa chủ thể giao tiếp (người nói) và đối tượng giao tiếp (người nghe) nhằm đạt được một mục đích giao tiếp nhất định.

Các ý tưởng, cảm nhận và các yếu tố xung quanh đều gây ảnh hưởng đến cách thức và hiệu quả giao tiếp. Bởi vậy, kỹ năng giao tiếp có liên quan đến khả năng nghe -nói, quan sát và cảm thông của cả chủ thể và đối tượng giao tiếp.
Các hình thức giao tiếp là giao tiếp face - to - face (mặt đối mặt) và giao tiếp qua điện thoại, email và mạng xã hội. Các công việc sử dụng kỹ năng giao tiếp nhiều có thể kể đến như phiên dịch, nhân viên chăm sóc khách hàng, nhân viên telesales,...

Vai trò của kỹ năng giao tiếp trong công việc

1. Kỹ năng giao tiếp thúc đẩy hiệu suất công việc và tạo những đội nhóm mạnh

Trong môi trường văn hóa công sở, giao tiếp là kỹ năng không thể thiếu để đạt sự thành công khi làm việc. Có kỹ năng giao tiếp tốt, những thông tin mà bạn truyền đạt tới đồng nghiệp, đối tác hay cấp trên đều được diễn ra suôn sẻ, từ đó kế hoạch công việc sẽ được thực hiện hiệu quả cao. Nhất là khi các công việc đều cần có sự hợp tác, làm việc nhóm giữa các thành viên, vì vậy, nếu không có kỹ năng giao tiếp khéo léo, thông điệp bạn muốn truyền tải rất dễ bị hiểu sai, không đồng nhất được nên có thể dẫn tới hiệu suất làm việc khó được như ý muốn.

Kỹ năng giao tiếp cũng là yếu tố tạo nên những đội, nhóm mạnh trong công ty để cùng nhau phát triển. Bởi sự đoàn kết giữa các thành viên sẽ khiến cho các buổi thảo luận trở nên sôi động, họ sẽ đưa ra nhiều ý kiến, tham khảo và xem xét để cùng đưa ra giải pháp hữu hiệu cũng như mang đến lợi ích tốt nhất cho công ty, doanh nghiệp. Mà với hiệu suất công việc cao, có những thành viên giỏi, đội nhóm mạnh thì doanh nghiệp sẽ đạt được những thành tựu lớn và phát triển tích cực hơn.

2. Kỹ năng giao tiếp tốt gia tăng cơ hội thăng tiến trong công việc

Ngoài kỹ năng lãnh đạo thì một người quản lý đảm nhận chức vụ cao không thể thiếu được kỹ năng giao tiếp. Nhờ có kỹ năng giao tiếp tốt mà quản lý có thể nhận được sự ủng hộ, hợp tác của nhân viên. Đặc biệt, với khả năng của mình, quản lý có thể hiểu rõ về thế mạnh của nhân viên để giao nhiệm vụ phù hợp và hướng dẫn họ thực hiện nhằm tăng hiệu quả chung của dự án/kế hoạch. Chính vì vậy, có kỹ năng giao tiếp tốt sẽ là lợi thế để bạn đảm nhận những chức vụ cao, mở rộng mối quan hệ với nhiều người không chỉ là nhân viên công ty mà còn với nhiều phòng ban và đối tác khác trong công việc.

Giao tiếp sao cho chuyên nghiệp?

Để giao tiếp tốt, ứng xử khéo léo trong cuộc sống cũng như công việc và xã hội chúng ta cần lưu ý những điểm sau:

1. Rành mạch và dễ hiểu, không ngọng, lắp

Cách diễn đạt rành mạch và dễ hiểu không chỉ giúp thể hiện sự tự tin mà còn cả sự chuyên nghiệp trong quá trình giao tiếp. Những từ ngữ như "à, ừm" cũng nên được loại bỏ hoàn toàn khỏi câu nói của bạn. Khi trò chuyện với người khác, hãy luôn nói năng dứt khoát, biết ngắt nghỉ đúng chỗ để người khác kịp hiểu ý mình và cũng là để lấy lại năng lượng cho bản thân.

Đồng thời, trong mỗi hoàn cảnh khác nhau thì bạn cũng nên sử dụng ngôn từ và giọng nói khác nhau, tốt nhất là làm sao cho mạch lạc và dễ hiểu nhất. Không phải lúc nào bạn cũng nên sử dụng những từ ngữ quá chuyên môn và cần phải cực kỳ cẩn trọng với ngữ pháp, ngay cả khi nói tiếng Việt.

2. Tuyệt đối không "thao thao bất tuyệt"

Sự thao thao bất tuyệt của người nói trong quá trình giao tiếp không giúp chứng minh rằng họ là người học cao hiểu rộng. Ngược lại, nó sẽ cho mọi người thấy không được chia sẻ và thậm chí là bị áp đặt. Thực chất của quá trình giao tiếp là để trao đổi thông tin; hai bên cùng chia sẻ những suy nghĩ và mối quan tâm chung. Vì vậy, nếu một bên chỉ thao thao bất tuyệt với những suy nghĩ của mình thì chắc chắn đối phương sẽ cảm thấy chán nản và gần như sẽ không có các cuộc trao đổi sau đó nữa.

3. Hiểu nhau, tìm ra điểm chung của nhau

Như đã nói ở trên, mục đích của mỗi cuộc trò chuyện, giao tiếp là để mọi người cùng thấu hiểu nhau, chia sẻ với nhau những suy nghĩ chung. Sẽ là một điều tuyệt vời nếu như có thể tìm thấy một người bạn đồng hành thực sự hiểu mình và có thể chia sẻ mọi điều trong cuộc sống. Điều này lại một lần nữa khẳng định tầm quan trọng của kỹ năng lắng nghe. Lắng nghe không chỉ để hiểu và để đưa ra lời khuyên mà còn là để thể hiện sự tôn trọng với người đối diện.

4. Lắng nghe, tôn trọng ý kiến của người khác

Hầu hết chúng ta đều nói nhiều hơn là nghe. Điều gì đã khiến cho chúng ta gần như chỉ quan tâm đến những gì mình sắp nói mà bỏ qua gần như hoàn toàn những suy nghĩ của đối phương? Đó có thể là bởi vì chúng ta chưa thực sự biết cách lắng nghe và tôn trọng ý kiến của người khác.

Trong quá trình giao tiếp, hãy dừng lại một chút để lắng nghe ý kiến của đối phương, những lời họ nói, giọng điệu và chú ý tới cả ngôn ngữ cơ thể của họ. Khi đối phương nhận thấy rằng bạn đang thực sự lắng nghe họ, họ sẽ cảm thấy tin tưởng và sẽ cởi mở hơn. Họ thậm chí sẽ cảm thấy hạnh phúc hơn nhiều khi bạn đặt ra những câu hỏi. Bạn càng biết cách lắng nghe, người kia càng cởi mở và câu chuyện sẽ càng trở nên thú vị hơn.

Trà Giang - Tổng hợp

>> Xem thêm: 10 Yếu tố ảnh hưởng tới kỹ năng giao tiếp hiệu quả