KPI là thước đo được sử dụng phổ biến trong doanh nghiệp để đo lường hiệu quả làm việc của từng nhân viên cũng như các bộ phận, từ đó làm cơ sở để đánh giá hiệu quả của cả bộ máy và đề ra những chiến lược cụ thể. Bài viết sau đây tổng hợp những thông tin cơ bản KPI là gì, vai trò của hệ thống chỉ tiêu KPIs và phân loại KPI. Mời bạn đọc cùng theo dõi.

KPI là gì?

“KPI là Chỉ số Đo lường Hiệu quả Công việc, được viết tắt từ Key Performance Indicators. KPI là các chỉ tiêu dùng để đo lường định lượng mức độ thực hiện các mục tiêu trọng yếu của doanh nghiệp. KPI được xác định theo phương pháp Thẻ điểm cân bằng (BSC)”.

Chỉ số đo lường hiệu quả công việc – KPI là phương pháp quản lý được các doanh nghiệp trên toàn cầu triển khai mạnh mẽ đầu những năm 2000. KPI đã chứng tỏ được tính ưu việt trong triển khai chiến lược và đo lường hiệu quả công việc.

Vai trò của hệ thống chỉ tiêu KPIs

Điều hành chiến lược

Hệ thống chỉ tiêu KPIs trước hết là một công cụ triển khai chiến lược, giúp cụ thể hóa công việc điều hành chiến lược cùa doanh nghiệp.
- Các mục tiêu chiến lược dài hạn được chia nhỏ thành các mục tiêu năm, đồng thời xây dựng các chỉ tiêu định lượng giúp đo lường việc đạt được các mục tiêu đó.
- Các chỉ tiêu được gán các trọng số thể hiện tầm quan trọng chiến lược trong tổng thể các chỉ tiêu của doanh nghiệp.
- Thông qua hệ thống chỉ tiêu KPIs và trọng số, nhà điều hành có thể “lái” hướng đi của doanh nghiệp.
- Hệ thống báo cáo tổng thể (dashboard) về kết quả thực hiện các chỉ tiêu được cập nhật theo thời gian thực. Dashboard giúp nhà điều hành nắm được hiện trạng việc thực hiện các mục tiêu của doanh nghiệp từ đó có các điều chỉnh, can thiệp kịp thời, thay vì phải chờ đến hết kỳ báo cáo.

Công cụ đánh giá hiệu quả hoạt động doanh nghiệp

Không chỉ giúp các nhà quản lý điều hành chiến lược của doanh nghiệp, hệ thống chỉ tiêu KPIs còn là công cụ đánh giá hiệu quả của doanh nghiệp, thông qua việc đo lường các chỉ tiêu hoạt động trọng yếu một cách lượng hóa.

Quan trọng hơn, việc tập trung vào đo lường các chỉ tiêu trọng yếu giúp doanh nghiệp giữ được sự “tập trung” trong việc thực thi chiến lược của mình. Khi đó, việc đánh giá hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp đảm bảo bám sát chiến lược của doanh nghiệp.

Đo lường hiệu quả công việc của cá nhân

Không chỉ đo lường hiệu suất hoạt động của doanh nghiệp, KPI còn là hệ thống chỉ số đánh giá hiệu quả công việc cá nhân, thông qua hệ thống chỉ tiêu KPIs cá nhân được chẻ từ hệ thống chỉ tiêu KPIs công ty và bộ phận.

Cung cấp thông tin đầu vào cho các chức năng nhân sự khác

Chỉ số đo lường hiệu quả công việc là một trong những yếu tố quan trọng trong quản lý nhân sự, trả lương, và thực thi các chính sách nhân sự khác.

Phân loại KPI

Có nhiều cách phân loại KPI. Tuy nhiên, một trong những cách phổ biến mà khá nhiều đơn vị đang sử dụng là KPI chiến lược và KPI chiến thuật. Đọc thêm chi tiết về phương pháp Phân loại chỉ tiêu KPI.

KPI chiến lược

KPI chiến lược là các chỉ tiêu KPI được gắn với các mục tiêu chiến lược như loại nhuận, doanh thu, thị phần, thương hiệu, những chỉ tiêu tác động trực tiếp đến sự sống còn và thực hiện chiến lược của công ty.

Ví dụ:
Chỉ tiêu KPI chiến lược – Doanh thu với số kế hoạch (mục tiêu) = 100 tỷ/năm.
Đây là chỉ tiêu đảm bảo công ty có đủ doanh thu để có lợi nhuận và thị phần tốt. Nếu không đạt được chỉ tiêu này, công ty không đảm bảo được lợi nhuận, có thể mất thị phần vào tay đối thủ khác và lâu dài sẽ không đạt được mục tiêu trở thành công ty top 10 của thị trường.

KPI chiến thuật

KPI chiến thuật là các chỉ tiêu gắn với các mục tiêu mang tính chiến thuật, tức là những hoạt động cụ thể nhằm đạt đến mục tiêu chiến lược.
Ví dụ
Để có được doanh thu 100 tỷ/năm, công ty cần có 500 khách hàng ký hợp đồng với giá trị hợp đồng trung bình 200 triệu/năm. Để có 500 khách hàng ký hợp đồng, công ty cần có khoảng 10.000 khách hàng tiếp cận. Như vậy, Phòng Marketing cần đảm bảo tạo ra 10.000 khách hàng tiếp cận qua các kênh Website, Fanpage.
KPI chiến thuật – Số lượng khách hàng tiếp cận với số kế hoạch (mục tiêu) = 10.000 khách hàng/năm. Chỉ tiêu này được giao cho Phòng Marketing.
Chỉ tiêu này có thể lại được tách nhỏ hơn thành những chỉ tiêu cụ thể để giao cho các thành viên phụ trách chức năng/công việc tương ứng. Ví dụ, 6000 khách hàng tiếp cận qua website, 4000 khách hàng tiếp cận qua Fanpage.
Từ ví dụ trên có thể thấy, KPI chiến lược có thể coi là các chỉ tiêu ở cấp công ty, và có thể được phân bổ cho các thành viên Ban giám đốc hoặc xuống các phòng ban. Các trưởng phòng, ban sẽ phân tích các chỉ tiêu này thành các chỉ tiêu cụ thể hơn ở cấp chiến thuật – hay cấp phòng ban và giao cho các thành viên có trách nhiệm tương ứng.

Tại sao KPI chiến thuật đều đạt nhưng mục tiêu chiến lược không đạt

KPI chiến thuật được thiết lập không có tính kết nốt với mục tiêu chiến lược. Ví dụ, chỉ tiêu KPI chiến thuật là “Số lượt truy cập” sẽ khiến cho nhân viên marketing quá tập trung vào mục tiêu tăng “Số lượt truy cập” bằng cách sử dụng các từ khóa có lượng search lớn nhưng không liên quan trực tiếp đến sản phẩm, dịch vụ, khiến tỉ lệ chuyển đổi thấp mặc dù số lượng truy cập lớn.

KPI chiến thuật đặt ra quá thấp khiến cho các phòng ban, nhân viên luôn đạt được chỉ tiêu nhưng không giúp ích nhiều cho việc đạt mục tiêu chiến lược của công ty. Vấn đề này cũng liên quan đến tính kết nối giữa mục tiêu chiến lược và mục tiêu chiến thuật, nhưng là kết nối về “số kế hoạch” giữa 2 loại mục tiêu. Để giải quyết vấn đề này cần có sự phân tích chỉ tiêu KPI chiến lược và phân bổ phù hợp.

Tham lam quá nhiều chỉ tiêu KPI chiến thuật khiến cho các hoạt động của doanh nghiệp mất đi tính trọng tâm và hướng chiến lược, nguồn lực bị phân tán khiến các chỉ tiêu quan trọng không đạt được.

Trà Giang – Theo Ooc

>> Xem thêm:

Thiết kế và triển khai hệ thống chỉ số KPI

BSC và lợi ích của BSC đối với doanh nghiệp

Áp dụng BSC như thế nào để mang lại lợi ích cho doanh nghiệp?