Kỹ năng giao tiếp bao gồm những yếu tố nào? Những yếu tố đó có tầm quan trọng như thế nào đối với kỹ năng giao tiếp? Làm thế nào để vận dụng những kỹ năng ấy trong giao tiếp? Hãy cùng GPO tìm hiểu qua bài viết dưới đây nhé!

1. Lắng nghe tích cực

Trước khi muốn giao tiếp tốt, bạn phải có kỹ năng nghe tốt. Kỹ năng nghe ở đây không chỉ là tiếp nhận và tổng hợp thông tin mà còn là phân tích và thấu hiểu. Từ những thông tin lắng nghe được, bạn cảm nhận được tâm trạng của người nghe, phát hiện ra vấn đề khúc mắc họ đang gặp phải và lựa chọn cách chia sẻ thích hợp trong từng tình huống. Điều này sẽ giúp kéo gần khoảng cách và làm mối quan hệ giữa mọi người thân thiết hơn, nhất là đối với đồng nghiệp.

Để đạt hiệu quả giao tiếp tối ưu, bạn nên bỏ điện thoại, máy tính hay các công việc đang dang dở sang một bên. Tập trung vào câu chuyện và người nói chuyện là một cách thể hiện thái độ tôn trọng đối với họ và mối quan hệ của người nói và người nghe.

2. Điều chỉnh phong cách nói chuyện với từng người nghe

Tùy thuộc vào các đối tượng giao tiếp, bạn sẽ áp dụng phong cách và hình thức giao tiếp cho phù hợp. Ví dụ, khi giao tiếp với sếp, các hình thức giao tiếp trang trọng như gửi email hoặc gọi điện thoại sẽ được ưu tiên. Khi làm việc teamwork, video conference sẽ là kênh giao tiếp hiệu quả để các thành viên cùng thảo luận và làm việc hiệu quả hơn.

3. Sự thân thiện

Sự thân thiện góp phần làm nên hiệu quả giao tiếp (niềm tin và sự thấu hiểu) được đảm bảo trên 2 yếu tố: sự chân thành và lòng tốt.

Trong công việc, bạn có thể bắt đầu cuộc trò chuyện với đồng nghiệp hay sếp bằng những câu hỏi đời thường về quê quán, nơi ở, thời tiết hay tình trạng sức khỏe với thái độ tích cực và luôn giữ nụ cười trên môi kèm theo những lời khen ngợi, chúc mừng trước thành quả của đồng nghiệp, giúp nuôi dưỡng niềm tin với sếp và với đồng nghiệp, thúc đẩy hiệu quả công việc.

4. Sự tự tin

Tự tin là yếu tố then chốt cho việc thể hiện một ý tưởng như phát biểu, đóng góp ý kiến tại cuộc họp. Sự tự tin được thể hiện qua ánh mắt, tư thế ngồi thẳng ngay ngắn khi trao đổi thông tin với đồng nghiệp. Bên cạnh đó, sự tự tin sẽ giúp bạn thành công trong việc thuyết phục các nhà tuyển dụng trong cuộc phỏng vấn vào vị trí mà bạn mong ước.

5. Trao đi và tiếp nhận phản hồi

Hiệu quả giao tiếp phần lớn được đánh giá bởi các phản hồi. Phản hồi càng sâu sắc và mang tính phản biện thì vấn đề đưa ra càng thu hút và có chiều sâu. Phản hồi nên tập trung giải quyết vấn đề, cung cấp các giải pháp để củng cố thêm tính bền vững và khả thi của các dự án.

6. Giọng nói

Chất lượng giao tiếp cũng phụ thuộc vào giọng nói. Khi muốn thể hiện một thông điệp, bạn cần cân nhắc đến đối tượng và nội dung của thông điệp để điều chỉnh âm lượng giọng nói và đảm bảo nói rõ ràng để người nghe không bỏ sót thông tin quan trọng nào.

Vì người nghe có thể là người ở vùng miền hoặc quốc gia khác nên người nói cần chú ý nói với âm lượng và tốc độ vừa phải và nên sử dụng tiếng phổ thông để mọi đối tượng đều có thể hiểu thông điệp được truyền đạt.

7. Sự đồng cảm

Cảm xúc là sản phẩm của quá trình truyền tải thông điệp. Bày tỏ sự đồng cảm đúng lúc với đối tượng giao tiếp (người nghe) góp phần duy trì cuộc trò chuyện, giúp chủ thể giao tiếp đạt được mục đích giao tiếp.

Ví dụ, trong trường hợp ứng phó với khách hàng tức giận hoặc phẫn nộ, nhiệm vụ của nhân viên bán hàng (chủ thể giao tiếp) là giúp hạ nhiệt và thay đổi cảm xúc đó theo hướng tích cực bằng cách lắng nghe: "Trước hết, xin được xin lỗi quý khách vì sự bất tiện này". Khi lắng nghe các ý kiến của khách hàng, nhân viên bán hàng có thể có những gợi ý khi giải đáp các yêu cầu của khách hàng.

8. Sự tôn trọng

Song hành với sự đồng cảm, sự tôn trọng được thể hiện trong việc không làm gián đoạn bài phát biểu. Những yếu tố gây gián đoạn cuộc trò chuyện đa số đến từ tiếng chuông thông báo của điện thoại.

Việc này có thể gây sao nhãng cho cả đôi bên khiến cảm hứng hay mạch câu chuyện bị dừng lại, làm cho việc giao tiếp không đạt được mục đích như mong đợi. Về phía chủ thể giao tiếp, có thể sử dụng các phương tiện hỗ trợ để đảm bảo mọi thành viên đều có thể nghe được bài phát biểu. Bên cạnh đó, việc ăn mặc phù hợp, chuyên nghiệp tuỳ từng hoàn cảnh thể hiện sự tôn trọng sẽ tạo cảm hứng tập trung cho người nghe, từ đó tăng hiệu quả giao tiếp.

9. Hiểu thông điệp của ngôn ngữ kí hiệu

Bên cạnh lời nói thì các ngôn ngữ kí hiệu cũng phát huy tác dụng trong việc truyền đạt thông điệp. Một cái gật đầu hoặc hành động giơ ngón tay cái có thể là tín hiệu nhiệt liệt đồng tình với các quan điểm được đưa ra. Tuy nhiên, trước khi sử dụng ngôn ngữ ký hiệu, bạn cần xác định rõ đối tượng giao tiếp là ai và có thể sử dụng ký hiệu đó với họ được hay không. 

10. Sẵn sàng phản hồi

Phản hồi một cách nhanh chóng đối với thông điệp của chủ thể giao tiếp cũng chính là một hình thức cổ vũ các ý tưởng tích cực và tạo tương tác giữa người nói và người nghe, giúp cải thiện hiệu quả giao tiếp.

Trà Giang - Theo Youth.com.vn

>> Xem thêm: Kỹ năng giao tiếp là gì? Làm sao để trở nên giao tiếp chuyên nghiệp hơn?