Kỹ năng giao tiếp cho phép bạn hiểu và được hiểu bởi những người khác.

Kỹ năng giao tiếp cho phép bạn hiểu và được hiểu bởi những người khác. Những kĩ năng này có thể bao gồm nhưng không bị giới hạn ở việc chia sẻ ý kiến ​​với người khác, tích cực lắng nghe trong các cuộc trò chuyện, đưa ra và nhận phản hồi cũng như phát biểu trước đám đông. Dữ liệu thực tế cho thấy rằng kỹ năng giao tiếp liên tục được xếp hạng là một trong những kỹ năng được nhà tuyển dụng liệt kê là phổ biến nhất trong các tin tuyển dụng mới vào năm 2020. Việc sử dụng, cải thiện và thể hiện hiệu quả các kỹ năng giao tiếp có thể giúp bạn thăng tiến trong sự nghiệp và cạnh tranh khi tìm kiếm công việc làm mới.

Hãy cùng GPO thảo luận về tầm quan trọng của các kỹ năng giao tiếp trong bài viết này và cách bạn có thể cải thiện chúng và cách làm nổi bật chúng trong suốt quá trình tìm việc của bạn với các ví dụ về những kỹ năng giao tiếp chính.

Kỹ năng giao tiếp là gì?

Kỹ năng giao tiếp là những khả năng bạn sử dụng khi đưa và nhận các loại thông tin khác nhau. Mặc dù những kỹ năng này có thể là một phần thường xuyên trong cuộc sống làm việc hàng ngày của bạn, nhưng diễn đạt một cách rõ ràng, hiệu quả cần những kĩ năng cực kỳ đặc biệt và và mang lại cho bạn rất nhiều hữu ích. Tích cực học hỏi cách giao tiếp tốt từ những người xung quanh bạn và chăm chỉ thực hành để cải thiện giao tiếp của bạn, theo thời gian chắc chắn bạn sẽ đạt được các mục tiêu cá nhân và nghề nghiệp khác nhau.

Các loại giao tiếp

Có bốn loại giao tiếp chính mà bạn có thể sử dụng hàng ngày, bao gồm:
1. Bằng lời nói : Giao tiếp bằng ngôn ngữ nói.
2. Phi ngôn ngữ : Giao tiếp bằng ngôn ngữ cơ thể, nét mặt và giọng nói.
3. Viết : Giao tiếp bằng ngôn ngữ viết, ký hiệu và con số.
4. Trực quan: Giao tiếp bằng nhiếp ảnh, nghệ thuật, bản vẽ, phác thảo, biểu đồ và đồ thị.

Những ví dụ về kỹ năng giao tiếp

Có nhiều loại kỹ năng giao tiếp khác nhau mà bạn có thể học và thực hành để giúp bạn trở thành một người giao tiếp tốt. Nhiều kỹ năng trong này kết hợp cùng nhau trong các ngữ cảnh khác nhau, vì vậy điều quan trọng là phải thực hành chúng cùng nhau khi có thể. Dưới đây là 10 kỹ năng giao tiếp chính mà bạn có thể sử dụng và cải thiện để thành công trong công việc của mình:

1. Tích cực lắng nghe

Tích cực lắng nghe có nghĩa là chú ý đến người đang giao tiếp với bạn. Những người biết tích cực lắng nghe được đồng nghiệp đánh giá cao vì họ tôn trọng những người xung quanh. Tuy có vẻ đơn giản nhưng đây là một kỹ năng có thể khó để phát triển và cải thiện. Bạn có thể trở thành một người lắng nghe tích cực bằng cách tập trung vào người nói, tránh bị phân tâm những thứ như điện thoại di động, máy tính xách tay hoặc các việc khác và bằng cách chuẩn bị các câu hỏi, nhận xét hoặc ý tưởng để trả lời một cách chu đáo.

Một cách tuyệt vời để trở thành người lắng nghe tốt hơn là tập trung vào những gì mà những người bạn đang tương tác đang thực sự nói. Ngoài nội dung giao tiếp của họ, bạn cũng nên chú ý đến nét mặt, ngôn ngữ cơ thể và giọng điệu của họ. Thay vì chuẩn bị những gì bạn sẽ nói tiếp theo, chỉ cần tiếp thu những gì họ đang nói. Nếu bạn cần một chút thời gian để hiểu những gì họ đã giao tiếp, chỉ cần yêu cầu họ một chút thời gian để suy nghĩ và chuẩn bị một phản hồi chu đáo.

2. Điều chỉnh phong cách giao tiếp cho phù hợp với khán giả của bạn

Các phong cách giao tiếp khác nhau phù hợp trong các tình huống khác nhau. Để sử dụng tốt nhất các kỹ năng giao tiếp của bạn, điều quan trọng là phải xem xét đối tượng của bạn và hình thức hiệu quả nhất để giao tiếp với họ.

Ví dụ: nếu bạn đang giao tiếp với một nhà tuyển dụng tiềm năng, tốt hơn là bạn nên gửi một email chính thức hoặc gọi điện cho họ. Tùy thuộc vào tình huống, bạn thậm chí có thể cần gửi một lá thư chính thức, được đánh máy thay vì các hình thức giao tiếp khác. Ở nơi làm việc, bạn có thể nhận thấy việc trao đổi thông tin phức tạp trực tiếp hoặc qua hội nghị truyền hình dễ dàng hơn so với một email dài và dày đặc.

3. Sự thân thiện

Những đặc điểm của thân thiện như trung thực và tốt bụng có thể giúp nuôi dưỡng lòng tin và sự hiểu biết. Các đặc điểm giống nhau đều quan trọng trong các mối quan hệ tại nơi làm việc. Khi bạn làm việc với những người khác, hãy tương tác với một thái độ tích cực, giữ tinh thần cởi mở và đặt câu hỏi để giúp bạn hiểu họ đến từ đâu. Những cử chỉ nhỏ như hỏi ai đó xem họ đang làm như thế nào, mỉm cười khi họ nói hoặc khen ngợi khi hoàn thành tốt công việc có thể giúp bạn thúc đẩy mối quan hệ hiệu quả với cả đồng nghiệp và quản lý.

Đây cũng là một cử chỉ thân thiện để ghi nhớ chi tiết về các cuộc trò chuyện bạn đã có với đồng nghiệp. Chẳng hạn như nếu một đồng nghiệp cho bạn biết sinh nhật của con họ sắp đến và sau một thời gian bạn kết nối lại với họ, bạn có thể hỏi họ lễ kỷ niệm sinh nhật của con họ đã diễn ra như thế nào.

4. Sự tự tin

Ở nơi làm việc, mọi người có nhiều khả năng sẽ phản hồi những ý tưởng cái mà được trình bày một cách tự tin. Có nhiều cách để tỏ ra tự tin, bao gồm giao tiếp bằng mắt khi bạn đang nói chuyện với ai đó, ngồi thẳng lưng và mở rộng vai và chuẩn bị trước để suy nghĩ của bạn được trau chuốt và bạn có thể trả lời bất kỳ câu hỏi nào. Giao tiếp tự tin hữu ích không chỉ trong công việc mà còn trong quá trình phỏng vấn xin việc.

5. Đưa và nhận phản hồi

Những người giao tiếp giỏi có thể chấp nhận phản hồi phê bình và đưa ra những phản hồi mang tính xây dựng cho người khác. Thông tin phản hồi nên trả lời các câu hỏi, cung cấp giải pháp hoặc giúp cải tiến công việc hoặc hoặc dự án đang làm. Việc đưa và chấp nhận phản hồi là một kỹ năng cần thiết tại nơi làm việc vì nó có thể giúp cả bạn và những người xung quanh bạn thực hiện những cải tiến có ý nghĩa đối với công việc và sự phát triển nghề nghiệp của họ.

Một cách tuyệt vời để học cách đưa ra phản hồi là ghi chép từ những người khác về phản hồi mà họ cung cấp cho bạn. Khi bạn bắt gặp một phần phản hồi được giải thích rõ ràng, hãy dành một chút thời gian để quan sát và phân tích lý do tại sao nó tốt, tại sao nó lại ảnh hưởng đến bạn và cách bạn có thể áp dụng những kỹ năng đó trong tương lai.

6.  Âm lượng và rõ ràng

Khi bạn nói, điều quan trọng là phải rõ ràng và dễ nghe. Điều chỉnh giọng nói của bạn để bạn có thể được lắng nghe trong nhiều bối cảnh khác nhau là một kỹ năng và điều quan trọng để giao tiếp hiệu quả. Nói quá to có thể bị xem là không tôn trọng hoặc khó xử trong một số môi trường nhất định. Nếu bạn không chắc chắn, hãy quan sát phòng để xem những người khác đang giao tiếp như thế nào.

Một khía cạnh khác của giao tiếp bằng lời là giọng nói và âm sắc. Điều này liên quan đến cách mà âm điệu của bạn di chuyển lên và xuống, cao độ, kiểu giọng của bạn và khoảng cách bạn đặt giữa các cụm từ. Những chi tiết như vậy có thể hiệu quả trong việc truyền đạt cảm xúc và cung cấp cho khán giả hiểu biết sâu sắc về các thông điệp của bạn.
 
7. Đồng cảm

Có sự đồng cảm nghĩa là bạn không chỉ có thể hiểu mà còn có thể chia sẻ cảm xúc của người khác. Kỹ năng giao tiếp này rất quan trọng trong cả môi trường nhóm và cá nhân. Trong cả hai trường hợp, bạn sẽ cần phải hiểu cảm xúc của người khác và chọn cách phản ứng thích hợp. Ví dụ, nếu ai đó đang bày tỏ sự tức giận hoặc thất vọng, sự đồng cảm có thể giúp bạn thừa nhận và chia sẻ cảm xúc của họ. Đồng thời, có thể hiểu khi ai đó đang cảm thấy tích cực và nhiệt tình có thể giúp bạn nhận được sự hỗ trợ cho các ý tưởng và dự án của mình.
 
8. Tôn trọng

Khía cạnh quan trọng của sự tôn trọng là biết khi nào bắt đầu giao tiếp và phản hồi. Trong môi trường tập thể hoặc nhóm, cho phép người khác nói mà không bị gián đoạn được coi là kỹ năng giao tiếp cần thiết gắn liền với sự tôn trọng. Giao tiếp một cách tôn trọng cũng có nghĩa là sử dụng thời gian của bạn với người khác một cách khôn ngoan — giữ chủ đề, đặt câu hỏi rõ ràng và trả lời đầy đủ mọi câu hỏi bạn được hỏi.

9. Hiểu các tín hiệu phi ngôn ngữ

Rất nhiều giao tiếp diễn ra thông qua các tín hiệu phi ngôn ngữ như ngôn ngữ cơ thể, nét mặt và giao tiếp bằng mắt. Khi lắng nghe ai đó, bạn nên chú ý đến những gì họ đang nói cũng như ngôn ngữ không lời của họ. Tương tự như vậy, bạn nên ý thức về ngôn ngữ cơ thể của mình khi giao tiếp để đảm bảo bạn đang gửi những tín hiệu phù hợp cho người khác.

10. Khả năng đáp ứng, phản hồi

Cho dù bạn đang gọi lại một cuộc điện thoại hay gửi trả lời email, những người giao tiếp nhanh được xem là hiệu quả hơn những người phản hồi chậm. Một phương pháp là xem xét phản hồi của bạn sẽ mất bao lâu: đây là yêu cầu hay câu hỏi bạn có thể trả lời trong năm phút tới? Nếu vậy, bạn nên giải quyết ngay khi bạn nhìn thấy nó. Nếu đó là một yêu cầu hoặc câu hỏi phức tạp hơn, bạn vẫn có thể xác nhận rằng bạn đã nhận được tin nhắn và cho người khác biết bạn sẽ trả lời đầy đủ sau đó.
 
Cách cải thiện kỹ năng giao tiếp của bạn

Với kinh nghiệm và thực hành, bạn có thể học hỏi và cải thiện kỹ năng giao tiếp của mình. Bắt đầu bằng cách xác định điểm mạnh của bạn và sau đó thực hành và phát triển các lĩnh vực đó.
 
Quan sát những người giao tiếp tốt xung quanh bạn. Xác định các chuyên gia, gia đình và bạn bè, những người luôn truyền đạt ý tưởng và thông tin một cách rõ ràng với sự tôn trọng, đồng cảm và tự tin. Quan sát và ghi chú những cách cụ thể mà họ giao tiếp với người khác. Họ có sử dụng một giọng điệu nhất định trong một số trường hợp không? Khi nào? Làm thế nào để họ giải thích thông tin, ý tưởng hoặc hướng dẫn phức tạp? Họ sử dụng loại cảm xúc nào khi giao tiếp, nếu có? Làm thế nào để giao tiếp của họ ảnh hưởng đến người khác?

Nhờ bạn thân hoặc đồng nghiệp phê bình mang tính xây dựng. Thật khó để biết bạn được nhìn nhận như thế nào là một người giao tiếp. Để có ý kiến ​​khách quan, hãy hỏi một người bạn đáng tin cậy để họ phản hồi trung thực. Hiểu các vấn đề cần cải thiện trong giao tiếp có thể giúp bạn xác định những gì cần tập trung vào.

Thực hành cải thiện thói quen giao tiếp. Nhiều kỹ năng giao tiếp là thói quen bạn đã phát triển theo thời gian. Bạn có thể cải thiện những kỹ năng đó bằng cách thực hành những thói quen mới giúp bạn trở thành người giao tiếp tốt hơn. Điều đó có thể bao gồm phản hồi nhanh hơn với các thông tin, nhắc nhở bản thân giao tiếp bằng mắt, thực hành đưa ra phản hồi tích cực và đặt câu hỏi trong các cuộc trò chuyện.

Tham dự các hội thảo hoặc lớp học về kỹ năng giao tiếp. Có một số hội thảo và lớp học trực tuyến và ngoại tuyến có thể giúp bạn trở thành người giao tiếp tốt hơn. Các lớp học này có thể bao gồm hướng dẫn, đóng vai, bài tập viết và các cuộc thảo luận mở.

Tìm kiếm cơ hội giao tiếp. Tìm kiếm cơ hội cả trong và ngoài công việc đòi hỏi bạn phải sử dụng các kỹ năng giao tiếp. Điều này sẽ giúp bạn duy trì các kỹ năng tốt trong khi cũng cho phép bạn có cơ hội thực hành các kỹ năng mới.
 
Giao tiếp hiệu quả tại nơi làm việc

Mặc dù có một số kỹ năng giao tiếp bạn sẽ sử dụng trong các tình huống khác nhau, nhưng có một số cách để bạn có thể trở thành người giao tiếp hiệu quả tại nơi làm việc:

Hãy rõ ràng và ngắn gọn. Làm cho thông điệp của bạn dễ hiểu nhất có thể làm giảm nguy cơ hiểu nhầm, đẩy nhanh dự án và giúp người khác nhanh chóng hiểu được mục tiêu của bạn. Thay vì nói những câu dài, chi tiết, hãy tập rút gọn thông điệp xuống ý nghĩa cốt lõi của nó. Mặc dù cung cấp ngữ cảnh là hữu ích, nhưng tốt nhất bạn nên cung cấp thông tin cần thiết nhất khi cố gắng truyền đạt ý tưởng, hướng dẫn hoặc thông điệp của bạn.

Thực hành sự đồng cảm. Hiểu được cảm xúc, ý tưởng và mục tiêu của đồng nghiệp có thể giúp bạn khi giao tiếp với họ. Ví dụ, bạn có thể cần sự giúp đỡ từ các bộ phận khác để bắt đầu một dự án. Nếu họ không sẵn lòng giúp đỡ hoặc có mối quan tâm, thực hành sự đồng cảm có thể giúp bạn đưa ra thông điệp của mình theo cách giải quyết sự e ngại của họ.

Tự khẳng định mình. Đôi khi, cần phải quyết đoán để đạt được mục tiêu của mình cho dù bạn đang yêu cầu tăng lương, tìm kiếm cơ hội dự án hay chống lại một ý tưởng mà bạn cho là không có lợi. Bên cạnh, mặc dù trình bày với sự tự tin là một phần quan trọng ở nơi làm việc, nhưng bạn nên luôn tôn trọng trong cuộc trò chuyện. Giữ một giọng điệu đồng đều và cung cấp lý do xác đáng cho những khẳng định của bạn sẽ giúp người khác dễ tiếp thu suy nghĩ của bạn.

Hãy bình tĩnh và kiên định. Khi có bất đồng hoặc xung đột, bạn có thể dễ dàng mang cảm xúc vào trong giao tiếp. Điều quan trọng là phải giữ bình tĩnh khi giao tiếp với những người khác ở nơi làm việc. Lưu ý đến ngôn ngữ cơ thể của bạn bằng cách không khoanh tay hoặc đảo mắt. Duy trì ngôn ngữ cơ thể nhất quán và giữ giọng nói đều đều có thể giúp bạn đưa ra kết luận một cách hòa bình và hiệu quả.

Sử dụng và đọc ngôn ngữ cơ thể. Ngôn ngữ cơ thể là một phần quan trọng trong giao tiếp ở nơi làm việc. Hãy chú ý lắng nghe những thông điệp mà mọi người đang gửi bằng nét mặt và chuyển động của họ. Bạn cũng nên chú ý đến cách bạn có thể giao tiếp (cố ý hoặc không) với ngôn ngữ cơ thể của chính mình.
Cách làm nổi bật kỹ năng giao tiếp

Bạn sẽ sử dụng các kỹ năng giao tiếp của mình trong mọi bước tìm việc và trong công việc. Tất cả mọi thứ từ sơ yếu lý lịch của bạn đến cuộc phỏng vấn xin việc và hơn thế nữa sẽ yêu cầu các loại kỹ năng giao tiếp khác nhau. Dưới đây là một số cách bạn có thể làm nổi bật những kỹ năng đó ở mỗi bước:
 
Kỹ năng giao tiếp cho một sơ yếu lý lịch

Bản thân một sơ yếu lý lịch được viết tốt là một minh chứng cho kỹ năng giao tiếp tốt. Đảm bảo rằng sơ yếu lý lịch của bạn được cấu trúc phù hợp và không có lỗi chính tả và ngữ pháp. Ngoài ra, bạn cũng có thể muốn bao gồm một số kỹ năng giao tiếp tốt trong phần kỹ năng sơ yếu lý lịch của mình , đặc biệt nếu bài đăng tuyển dụng yêu cầu các kỹ năng giao tiếp cụ thể trong mô tả. Bạn có thể thêm các kỹ năng vào Sơ yếu lý lịch thực tế của mình cho các nhà tuyển dụng đang tìm kiếm các ứng viên với bộ kỹ năng của bạn.

Kỹ năng giao tiếp cho một bức thư xin việc

Thư xin việc của bạn là một cơ hội tuyệt vời để trau dồi kỹ năng giao tiếp của bạn. Mặc dù bạn có thể nói trực tiếp hơn về cách bạn giao tiếp hiệu quả ở đây, nhưng ở cấp độ cao, thư xin việc của bạn là một trong những ấn tượng đầu tiên của nhà tuyển dụng về kỹ năng của bạn. Bạn sẽ muốn làm cho thư xin việc của mình ngắn gọn, viết tốt, không mắc lỗi chính tả và lỗi chính tả và phù hợp với vị trí bạn đang ứng tuyển.

Kỹ năng giao tiếp khi phỏng vấn xin việc

Cách đầu tiên, quan trọng nhất mà bạn có thể giao tiếp trong cuộc phỏng vấn là thông qua cách bạn thể hiện bản thân. Đến phỏng vấn sớm 10-15 phút và ăn mặc phù hợp với công việc bạn đang ứng tuyển. Chú ý đến những tín hiệu phi ngôn ngữ mà bạn đang thể hiện qua ngôn ngữ cơ thể.

Tránh các hành động như cúi người hoặc nhìn vào điện thoại của bạn trong cuộc phỏng vấn. Nhìn thẳng vào mắt người phỏng vấn, sử dụng các kỹ năng lắng nghe tích cực và thể hiện sự tự tin là tất cả những cách tích cực để giao tiếp trong cuộc phỏng vấn của bạn. Hầu hết mọi thứ bạn làm — cả trong công việc và trong cuộc sống — đều có thể được coi là một hình thức giao tiếp. Bằng cách xác định điểm mạnh và điểm yếu của mình và thường xuyên thực hành các thói quen tốt, bạn có thể cải thiện cách bạn kết nối và giao tiếp với người khác.

Luong Tran - Sưu tầm từ Indeed